【保存版】就活メールのマナー！書き方とシチュエーション別の例文23選を紹介
就活ノウハウ公開日：2025.12.24
就活中、企業から届いたメールへの返信内容や、確認したいことがある際に送るメール文章をどのような内容で送るべきか、迷った経験はありませんか。この記事では、正しいメールの書き方や返信のマナーをシチュエーション別の例文とともに詳しく解説します。企業への日程調整や面接メール、選考辞退、お礼メールの送り方まで網羅的にご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。
基本構成｜就活メールの書き方
就活メールの詳しいマナーを確認する前に、まずはベースとなる、メールの基本構成を理解しておきましょう。
■件名｜用件と差出人がすぐにわかるように書く
件名は、用件と差出人が一目でわかるように記載しましょう。具体的には「目的」「氏名」「所属」を、短く簡潔にまとめます。
たとえば、「〇〇のご連絡：〇〇大学 〇〇（苗字＋名前）」のように書くことで、メールの内容をすぐに把握できます。採用担当者は日々多くのメールを受信するため、見落としを防ぐためにも、件名だけで内容がある程度理解できるよう配慮しましょう。
■宛名｜正式名称で書く
宛名は、メールの冒頭に企業名、担当者の部署名、役職名、氏名を略さず、正式名称で書きましょう。また「様」は個人に対して使用し、「御中」は企業や部署などの組織全体に対して使用します。使い方を間違えないように注意しましょう。
宛名の例
ーーーーーーーーーーーーーー
【担当者の名前がわかる場合】
株式会社〇〇〇〇
人事部 ◆◆ ◆◆様
【担当者の名前がわからない場合】
株式会社〇〇〇〇
人事部 採用ご担当者様
【担当者が複数人いる場合】
株式会社〇〇〇〇
人事部 ◆◆様 ▲▲様 ■■様
ーーーーーーーーーーーーーー
■挨拶｜自己紹介を兼ねて丁寧に書く
挨拶は、メール本文の最初に記載しましょう。たとえば、「お世話になっております。〇〇大学の〇〇（苗字＋名前）と申します。」といった形で、自己紹介を兼ねた挨拶をします。状況に応じて適した挨拶を使用し、自然な表現を心がけることが大切です。
挨拶の例
・初めてメールを送る場合：
「初めまして。突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の〇〇（苗字＋名前）と申します。」
・連絡をとったことがある場合：
「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇（苗字＋名前）です。」
■本文｜結論から先に簡潔に書く
本文では、まず伝えたい内容をはっきりさせましょう。結論を先に書き、そのあとに理由や詳細、質問などをつけ加えると相手に理解されやすくなります。文章は、難しい言葉やわかりにくい表現を避け、できるだけ簡単で読みやすい言葉を使うことが大切です。
複数の用件がある場合は、個条書きや番号を使って整理すると読みやすくなります。あれもこれもと詰め込みすぎず、要点をまとめることを意識しましょう。
本文の書き方の例
「〇月に開催されるインターンシップ参加時の服装についてお尋ねしたく、ご連絡させていただきました。
公式サイトにて服装の指定に関する記載が見当たらなかったのですが、当日スーツでお伺いしてもよろしいでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
■締め（結び）の言葉｜感謝とお願いを丁寧に伝える
本文の最後には、締めの言葉を書きます。対応のお願いや感謝の意を伝えるとよいでしょう。たとえば、選考の機会に対して感謝を伝えたあと、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」とお願いで締めると自然です。適切な表現を選び丁寧に締めくくることが大切です。
■署名｜連絡先を明確に書く
メールの最後には、大学名・学部名・学科名・氏名・電話番号・メールアドレスを記載した署名を必ず入れましょう。署名があることで連絡先が明確になり、相手がスムーズに連絡を取れるだけでなく、ビジネスマナーとしても好印象を与えます。
署名の例
—————————————————
大学名 学部 学科
苗字＋名前（ふりがな）
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.ac.jp
—————————————————
メールには、署名を自動で挿入できる設定機能があります。あらかじめ登録しておけば、毎回入力する手間を省ける上、入れ忘れも防げるため便利です。
【作成前】就活メールのマナー
ここでは、メールを作成する前に確認しておきたいマナーについて解説します。
■就活のメールアドレスはシンプルでわかりやすいものにする
就活で使用するメールアドレスは、シンプルでわかりやすいものを作成しましょう。企業の担当者が一目で「誰からのメールか」を理解できるよう、名前を含めたアドレスが望ましいです。
たとえば、「姓＋名＋数字（例：Taro.Yamada.2026@example.com）」のような形式が一般的です。就活専用のメールアドレスを作成すると就活関連のメールをまとめて管理しやすくなります。
就活に大学のメールアドレスを使用してもいい？
大学のメールアドレスを使用しても問題ありません。
大学名が入っているため信頼性が高く、所属大学が一目でわかるメリットがあります。ただし、卒業後は使えなくなる可能性や容量制限があることもあるので注意しましょう。Gmailなどと併用するのがおすすめです。
■メールを送る時間が適切か確認する
メールを送る時間にも配慮が必要です。企業の就業時間内に送信することが基本となります。また、休日には送らず翌営業日に送信するなど、適切なタイミングでの送信を心がけましょう。
メール送信に適した時間帯
・始業時間から午前中（9時〜12時ごろ）：前日以降のメールを確認するタイミングのため、見てもらいやすい
・昼休憩明けから夕方（13時〜17時ごろ）：業務が一段落する時間帯で、メールをチェックする人が多い傾向にある
メール送信を避けるべき時間帯
・早朝（8時前）や深夜（22時以降）：常識やマナーを欠いている印象を与える可能性がある
・昼休み（12：00～13：00）：お昼休憩中のため、対応を後回しにされてしまう可能性がある
【作成時】就活メールのマナー
ここでは、メールを作成するときに確認しておきたいマナーについて解説します。
■文字は装飾せずシンプルな書式を選ぶ
メールの文字は、装飾せずにシンプルな書式を選びましょう。色文字や太字、下線などの装飾は控え、読みやすさを重視することが大切です。装飾を加えるとフォーマルさやビジネスマナーが不足している印象を与える可能性があります。不要な印象を与えないためにも文字サイズやフォントなどもデフォルト設定から変更していないか確認しましょう。
■メール文は適切に改行を入れる
企業に送るメールは、読みやすいように見た目を意識して書くことが大切です。長文をだらだらと書くのではなく、2〜3行ごとに改行をして段落を区切ると読みやすくなります。スマートフォンから送る場合は、パソコンからの見え方も確認しましょう。一度自分宛に送ってパソコンでメールを開き、読みやすさをチェックすると安心です。
■正しい敬語や言葉遣いを心がける
正しい敬語や言葉遣いは、就活メールにおいてとても大切です。言葉を適切に使えていないと相手に失礼な印象を与えてしまいます。正しく敬語を使うために尊敬語・謙譲語・丁寧語を理解しましょう。
・尊敬語：相手や第三者の動作・状態を高めて表現する言葉です。相手の行動について述べる際に使用します。
・謙譲語：自分の動作をへりくだって表現することで、相手を立てる言葉です。自分の行動について述べる際に使用します。
・丁寧語：「です」「ます」「ございます」などを使い、相手に丁寧な印象を与える言葉です。
基本の尊敬語、謙譲語、丁寧語を理解していても、使い慣れていないと誤った使い方をしてしまう場合があります。以下では、ビジネスシーンに適さない敬語の例を紹介しています。
ビジネスシーンに適さない敬語の例
・適さない使い方：自分
・正しい使い方：私（わたくし、わたし）
・適さない使い方：〇〇と言います
・正しい使い方：〇〇と申します
・適さない使い方：了解しました
・正しい使い方：承知しました、かしこまりました
・適さない使い方：すみません
・正しい使い方：申し訳ございません、申し訳ありません
会話や文章の中で「丁寧にしよう」と思うあまり、必要以上に敬語を重ねてしまうことがあります。同じ種類の敬語を1つの言葉の中で重ねて使うことを「二重敬語」といいます。過度にへりくだっている印象を与えかねないので文章化する際は注意するようにしましょう。
二重敬語の例
①「見る」の二重敬語
・尊敬語：ご覧になられる（〇：ご覧になる）
・謙譲語：拝見させていただく、拝見させていただきました（〇：拝見する）
②「読む」の二重敬語
・尊敬語：お読みになられる（〇：お読みになる）
・謙譲語：拝読させていただく（〇：拝読する）
③「言う」の二重敬語
・尊敬語：おっしゃられる（〇：おっしゃる）
・謙譲語：申し上げさせていただく（〇：申し上げる）
ほかにも、御社（話し言葉）と貴社（書き言葉）などの使い分けにも気をつけましょう。以下の記事では就活における敬語の正しい使い方について詳しく解説しているので、ぜひご参考にしてください。
【敬語の種類】就活での正しい使い方を理解しよう！よく使う言葉の一覧付き
就活で好印象を与えるには、正しい敬語の使い方を身につけることが大切です。本記事では、敬語の基本から尊敬語・謙譲語・丁寧語の違いまでをわかりやすく解説します。ビジネスシーンでよく使う言葉の一覧も紹介し、言葉遣いに自信がもてるようサポートします...
キャリアアドバイザーからの一言
就活に限らず、一般的なマナーとして添付ファイルを送る際は、ファイル名をわかりやすくしましょう。たとえば、「エントリーシート_大学名_氏名.pdf」のように記載すると、採用担当者が一目で判別できます。
また、ファイル形式はPDFにし、ファイルサイズは基本的に2MB以下にしましょう。本文中には添付ファイルがある旨を明記し、個人情報保護のためパスワードを設定した場合は別途パスワードを送信する旨を伝えます。
もし応募した企業独自のルールがある場合は、そのルールに従って送付をしましょう。
【送信前】就活メールのマナー
ここでは、メールを送信する前に確認しておきたいマナーについて解説します。
■誤字・脱字がないか確認する
メールを送信する前に、誤字・脱字がないかをしっかり確認しましょう。誤字・脱字があると注意力が不足している印象を与えてしまいます。
特に企業名や担当者の名前を間違えることは失礼にあたるため十分注意しましょう。送信前に必ず内容を見直し、声に出して読むことで、見落としがちなミスに気づきやすくなります。
■送信前に送り先、担当者名に誤りがないか確認する
送信前には、宛先のメールアドレスや担当者名に誤りがないか入念に確認しましょう。宛先や宛名の間違いは相手に失礼なだけでなく、誤送信により個人情報漏洩などの重大な問題につながる可能性があります。
たとえば、企業名や担当者の名前の漢字だけでなく、「株式会社◯◯」と「◯◯株式会社」といった「株式会社」の位置などに注意しましょう。企業の公式サイトや相手の署名欄と照らし合わせて確認すると確実です。
【返信時】就活メールのマナー
ここでは、メールを返信するときに確認しておきたいマナーについて解説します。
■翌営業日以内に返信する
メールの返信は、メールを送る時間に配慮しつつできるだけ早めに送りましょう。目安として翌営業日以内に返信するのが基本のマナーです。特に面接の日程調整では、返信が遅れると希望する日時の枠が埋まってしまう可能性があります。メールを見たら返信する時間帯は考慮しつつ、早めに返信することが大切です。もし緊急性が高く、夜にメールを送らなくてはならない場合は「夜分遅くに失礼いたします」など一言添えるようにしましょう。
就活で企業からのメールを2営業日後に返信したら選考に影響はある？
多少返信が遅れても基本的には選考に影響しません。
ただし、一般的には翌営業日以内の返信が望ましいとされています。2営業日以降に返信する場合は、念のため返信が遅れてしまったお詫びの言葉を添えて丁寧に返信し、マイナスな印象を与えないようにしましょう。
■返信メールの件名は「Re：」を残したまま返信する
返信メールの件名には、元のメールの「Re：」を残すことが一般的です。「Re：」がついていることで、どのメールに対する返信か、担当者がすぐに把握しやすくなります。
この「Re：」は自分でつけるものではなく、メールサービス側が自動でつけるものです。そのため、やり取りが多くなれば、「Re：」の数が増えてしまいます。
そのため、「Re：」が3〜4つ続き件名が長くなりすぎた場合は、最初の「Re：」以外を削除して1つだけ残しましょう。
■TO・CCを適切に使う
メールの送信時には、TO・CCの使い方を正しく理解しましょう。TOは主な宛先となる人（伝えたい人）を設定します。CCは情報共有が目的で送るときに使用し、複数人に同じメール内容を知らせたいときに設定します。
就活メールでは基本的には使用しませんが、BCCという送り先もあります。BCCは情報共有したいが、宛先を受信者同士が見えないように送信したい場合に設定するものです。社会人になると活用する場面がありますので、頭に入れておきましょう。
企業によっては、採用担当者個人ではなく採用グループのメーリングリストをCCに入れるように指示される場合があるため、指示に従って使い分けましょう。
| TO | メインの宛先。ほかのメール受信者にもアドレスが見える |
|---|---|
| CC | メインではない宛先。情報共有が目的。ほかのメール受信者にもアドレスが見える |
| BCC | メインではない宛先。ほかのメール受信者にはアドレスが見えないため、情報を共有したいが、アドレスの漏洩を防ぎたいときに使用する。 |
※表をスクロールしてご覧ください
| TO | メインの宛先。ほかのメール受信者にもアドレスが見える |
|---|---|
| CC | メインではない宛先。情報共有が目的。ほかのメール受信者にもアドレスが見える |
| BCC | メインではない宛先。ほかのメール受信者にはアドレスが見えないため、情報を共有したいが、アドレスの漏洩を防ぎたいときに使用する。 |
キャリアアドバイザーからの一言
企業からのメールに返信する際は、元の宛先（TO・CC）を保つのがマナーです。企業からのメールにCCが設定されていた場合、TOだけで個人宛に返信せず「全員に返信」を選択して返信しましょう。送信者だけに返信すると、CCに入っていた人に返信内容が伝わらず、企業側が別途共有し直すことになってしまい相手に手間がかかります。
【フェーズ別】就活メールの例文
■OBOG訪問を依頼するメール例文
■OBOG訪問のお礼のメール例文
■インターンシップについて問い合わせをするメール例文
■インターンシップに参加するメール例文
■インターンシップ後にお礼をするメール例文
■会社説明会の案内に返信するメール例文
■書類（ES、履歴書等）を提出するメール例文
■面接の日程調整をするメール例文
■面接後にお礼をするメール例文
■選考通過の連絡に返信するメール例文
■選考落選の連絡に返信するメール例文
ここでは、OBOG訪問、インターンシップ、説明会・選考など、シーン別の就活メールの例文について紹介していきます。
■OBOG訪問を依頼するメール例文
件名：OB（もしくはOG）訪問のお願い：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度、大学のキャリアセンターの名簿を通じて、◆◆様が株式会社〇〇で活躍されていることを知り、ぜひ一度お話を伺いたく、ご連絡させていただきました。
私は現在、〇〇年卒業に向けて就職活動を進めており、貴社の〇〇事業に大変興味をもっております。
特に、貴社の〇〇事業における製造改善プロセスに関心をもち、さらに深く理解したいと考えております。
貴社の企業文化や具体的な業務内容についてお話を伺い、今後のキャリア形成の参考にさせていただきたく存じます。
ご多忙中のところ恐縮ではございますが、以下の日程でご都合のよい日時がございましたら、お時間をいただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（月）13：00～17：00
・〇月〇日（水）10：00～12：00
・〇月〇日（金）13：00～17：00
もしご都合がつかない場合は、◆◆様のご都合のよい日時をご提示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
大学名 学部 学科
苗字＋名前（ふりがな）
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.ac.jp
—————————————————
OBOG訪問を依頼するメールの例文は、以下の記事で詳しく解説しています。
【OBOG訪問ガイド】全体の流れやポイント、連絡時の例文を紹介！
就活生の皆さん、OBOG訪問を活用していますか？企業の公式サイトや説明会だけでは得られない、生の情報を得ることができるOBOG訪問は、就活において大いに役立ちます。とはいえ、その一歩を踏み出すためには、「どうやって訪問…
■OBOG訪問のお礼のメール例文
件名：OB（もしくはOG）訪問のお礼：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
◆◆様から貴社の〇〇事業や実際の業務内容について詳しくお話を伺うことができ、大変勉強になりました。
特に、〇〇の具体的な取り組みについてのお話は、自身の今後のキャリア形成において非常に参考になりました。
本日伺ったお話を生かし、今後の就職活動に取り組んでまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■インターンシップについて問い合わせをするメール例文
件名：インターンシップ参加に関する質問：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
インターンシップ日程のご案内、誠にありがとうございます。
当日の服装について質問させていただきたく、ご連絡いたしました。
添付資料には服装の指定がございませんでしたが、当日はスーツで伺ってよろしいでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■インターンシップに参加するメール例文
件名：インターンシップ参加のご連絡：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は、インターンシップ選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社のサービスや技術を学べる貴重な機会として大変楽しみにしております。精一杯努めさせていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
インターンシップの連絡については、以下の記事で詳しく解説しています。
インターンシップの連絡はこれで大丈夫！シーン別のメール・電話の例文を紹介
インターンシップに応募してから参加後まで、さまざまなシーンで企業への連絡が必要になる場合があります。その際どのように連絡をすればよいか迷ってしまう学生さんも多いのではないでしょうか。本記事では、企業との連絡をスムーズに…
■インターンシップ後にお礼をするメール例文
件名：インターンシップ参加のお礼：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度、貴社のインターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございました。
インターンシップで実際の業務を体験し、〇〇業界への理解が深まり、大変貴重な経験となりました。特に〇〇の業務に携わる中で、〇〇の重要性は今後のキャリアを考える上で大きな学びとなりました。今回の経験を生かし、さらに知識を深めてまいります。
お忙しい中、ご指導いただきましたこと、改めて感謝申し上げます。
貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
（以下、署名を記載）
インターンシップの連絡については、以下の記事で詳しく解説しています。
【例文つき】インターン後にお礼メールは送るべき？書き方のマナーを解説
インターン後にお礼のメールは送ったほうがいいのかと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。本記事では、お礼メールの重要性や基本マナー、メールを書く際のポイントなどを解説していきます。パターン別の例文や、企業からお礼メー…
■会社説明会の案内に返信するメール例文
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は、会社説明会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただきました〇月〇日（〇）〇〇時からの説明会に参加させていただきたく、ご連絡いたしました。貴社の事業内容や企業理念について、詳しくお話を伺えることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■書類（ES、履歴書等）を提出するメール例文
件名：応募書類のご提出：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は、選考の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご指示いただきました応募書類（エントリーシート・履歴書）を添付ファイルにてお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
・エントリーシート（PDF）
・履歴書（PDF）
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■面接の日程調整をするメール例文
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日程の中から、以下の日程を希望いたします。
第一希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
第二希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
第三希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
上記日程で調整可能かご確認いただけますと幸いです。
もし調整が難しい場合は、改めてご相談させていただければと思います。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
以下の記事では、企業から複数の候補日程を提示された場合、企業から提示された日程を承諾する場合、企業から提示された日程が合わない場合、日程確定のお礼をする場合など、さまざまなシーンに合わせた例文をご紹介しています。ぜひご参考ください。
【例文つき】面接の日程調整メールの書き方と返信のマナーを解説
面接の日程調整メールを作成する際には、適切なビジネスマナーが求められます。本記事では、面接の日程調整メールの書き方や返信のポイントを、具体的な例文とともにわかりやすく解説します。面接の日程が合わない場合や、確定した日程…
■面接後にお礼をするメール例文
件名：面接のお礼：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
◆◆様から直接お話を伺い、貴社の事業内容や社風について、より深く理解することができました。特に、〇〇〇〇（印象に残った内容）についてのお話が大変印象深く、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。
至らない点もあったかと存じますが、貴社の一員として貢献できるよう、精一杯努力してまいりたいと考えております。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくご連絡いたしました。
何卒よろしくお願いいたします。
（以下、署名を記載）
面接に関する情報は以下の記事で詳しく解説しています。
面接のマナーを徹底解説！服装・入退室・お礼メールの書き方も紹介【対面・WEB】
就活面接におけるマナーは選考に大きく影響する重要なポイントです。面接官は新卒就活生とやり取りする中で基本的なビジネスマナーが備わっているかを確認しています。本記事では、面接における身だしなみや入退室、メールを送る際のマ…
■選考通過の連絡に返信するメール例文
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
次の選考に進む機会をいただけましたこと、大変うれしく思っております。
ご指定いただきました〇月〇日（〇）〇〇時からの面接に、ぜひ参加させていただければと思います。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■選考落選の連絡に返信するメール例文
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は、選考結果のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
今回は残念な結果となりましたが、選考の機会をいただけたこと、大変感謝しております。
◆◆様をはじめ、選考に携わってくださった皆様には丁寧にご対応いただき、貴重な経験をさせていただきました。
今回の選考を通じて学んだことを生かし、今後も就職活動に励んでまいります。
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
（以下、署名を記載）
【日程変更・キャンセル・辞退・承諾】就活メール例文
■インターンシップをキャンセルするメール例文
■会社説明会をキャンセルするメール例文
■当日にキャンセルするメール例文
■決定している面接日程の変更をお願いするメール例文
■選考を辞退するメール例文
■内定辞退するメール例文
■内定承諾するメール例文
■内定の承諾を延長したいメール例文
■内定承諾後に辞退するメール例文
就活では、企業からの提案に対して承諾したり、やむを得ず辞退・キャンセルする場面も出てくるでしょう。ここでは、それぞれの状況に応じた適切なメールの書き方についてご紹介します。
■インターンシップをキャンセルするメール例文
件名：〇月〇日～〇日 インターンシップキャンセルのご連絡：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
〇月〇日～〇日のインターンシップに受け入れていただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、ゼミの合宿と日程が重なってしまい、参加をキャンセルさせていただきたくご連絡を差し上げました。
貴社のインターンシップ担当者の皆様、ならびに関係者の方々に多大なるご迷惑をおかけいたしますこと、心より深くお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
インターンシップをキャンセルする際のメール例文は、以下の記事で詳しく解説しています。
インターンをキャンセルすると選考に影響する？連絡のメール・電話の例文
「インターンシップをキャンセルしたいけど、選考に響く？」と悩む学生さんも多いのではないでしょうか。本記事では、インターンシップのキャンセルによる選考への影響、キャンセルすることによるデメリットを解説します。また、キャン…
■会社説明会をキャンセルするメール例文
件名：〇月〇日 会社説明会キャンセルのご連絡：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
現在、〇月〇日〇時より開催予定の会社説明会への参加を予約しておりましたが、大学のゼミ発表と日程が重なってしまったため、参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、席をご準備いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、別日程で説明会が開催される際には、ぜひ参加させていただければ幸いです。
恐れ入りますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■当日にキャンセルするメール例文
件名：本日〇月〇日 〇〇キャンセルのご連絡：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
本日〇月〇日〇時より開催予定の〇〇に参加予定でしたが、急な体調不良により参加が難しくなりました。直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。貴社の説明会担当者の皆様、ならびに関係者の方々に多大なるご迷惑をおかけいたしますこと、心より深くお詫び申し上げます。
恐れ入りますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■決定している面接日程の変更をお願いするメール例文
件名：面接日程変更のお願い：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。
〇月〇日（〇）〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
誠に申し訳ございませんが、やむを得ない事情により、面接日程の変更のご相談をさせていただきたくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、以下の候補日で再度調整していただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
急なお願いとなり恐縮ですが、ご調整が可能でしたらご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■選考を辞退するメール例文
件名：面接辞退のご連絡：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。
◯◯大学の（苗字＋名前）と申します。
先日は◯月◯日（◯）〇次面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
この度、他社より内定をいただき、慎重に検討した結果、そちらに入社を決めました。
誠に勝手ながら、貴社の面接を辞退させていただきたく存じます。
（他社の内定が理由でない場合：慎重に検討を重ねた結果、誠に勝手ながら、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。）
日程を調整していただいたにもかかわらずこのようなご連絡となり、深くお詫び申し上げます。
選考の機会をいただいたこと、心より感謝しております。
貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
（以下、署名を記載）
選考を辞退する際のメールには、他社の内定を受けるや一身上の都合など選考を辞退する理由を記載しましょう。ただし、プライベートな理由の場合は、無理に記載せずとも問題ありません。
選考を辞退する際のメール例文は、以下の記事で詳しく解説しています。
【新卒】面接辞退メール・電話の例文とマナーを解説！断る際のポイントを理由別に紹介
「第一志望の企業から内定をもらった」「企業とのミスマッチを感じた」などの理由で、面接辞退を決める方もいるのではないでしょうか。この記事では、面接辞退における基本的なマナーを解説し、理由別のメール・電話の例文をご紹介しま…
■内定辞退するメール例文
件名：内定辞退のご連絡：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
今後のキャリアや自分の適性について検討した結果、他社とのご縁を感じそちらへの入社を決意しました。
お忙しい中、選考に貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
本来であれば貴社へお伺いし直接お詫びするべきではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
面接をご担当いただいた◆◆様をはじめ、採用に関わってくださった皆様には心より感謝いたします。
最後になりますが、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。
（以下、署名を記載）
内定辞退は基本的に電話で連絡するのがマナーです。採用担当者に直接謝罪の意を伝えることで、誠意を示すことができます。ただし、電話をかけたが担当者が不在だった場合はメールで連絡しましょう。
また、電話で連絡したあとにもメールを送ることで、辞退の意思を文書として正式に残すことができ、より丁寧な対応となります。
内定を辞退する際のメール例文は、以下の記事で詳しく解説しています。
内定辞退の伝え方のマナーは？電話・メールの例文や注意点をご紹介
就活を進める中で応募企業から内定をもらったが「ほかの選考との兼ね合いで内定を辞退したい」という状況になる場合もあります。このとき、内定辞退はどのようにすればいいのか？どんなマナーがあるのか？など悩む方も多いでしょう。本…
■内定承諾するメール例文
件名：内定承諾のご連絡：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。
〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、心より感謝申し上げます。
正式に内定を承諾させていただきたく、ご連絡いたしました。
入社後は、1日でも早く貢献できるよう精進してまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
内定を承諾する際のメール例文は、以下の記事で詳しく解説しています。
【例文付き】内定承諾のマナーとは？承諾前に押さえておきたいポイントを解説
志望企業から内定（内々定）の連絡を受けた瞬間は喜びでいっぱいだと思います。さまざまな選択肢の中から入社する企業を決めたら、その企業に入社の意思を伝えます。これが「内定承諾（入社承諾）」です。内定承諾の正しい仕方を理解し…
■内定の承諾を延長したいメール例文
件名：内定承諾のご返答期限について：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴社から高い評価をいただけたこと、大変うれしく思っております。
すぐにでもお返事をさせていただきたいところではございますが、大切な判断となるため、慎重に検討した上で改めてご連絡させていただきたく存じます。
大変恐縮ではございますが、〇月〇日まで回答をお待ちいただくことは可能でしょうか。貴社への入社を前向きに検討しておりますので、ご理解いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■内定承諾後に辞退するメール例文
件名：内定辞退のご連絡：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。
内定をいただきました〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
先ほどお電話させていただきましたが、席を外されているとのことでしたのでメールにて失礼いたします。
この度は内定をいただきまして誠にありがとうございます。
内定承諾書を提出した後に誠に恐縮ですが、自分の適性を考えた結果、別の企業へ入社することを決め、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考過程では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまうこととなり誠に申し訳ございません。
本来ならば直接貴社へお伺いしてお詫び申し上げるべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
採用をご担当いただいた◆◆様をはじめ、皆さまには大変お世話になりましたことを心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
（以下、署名を記載）
内定承諾後に辞退する際のメール例文は、以下の記事で詳しく解説しています。
内定承諾後に辞退できる？いつまで？リスクや断り方のマナー・例文を解説
内定承諾後にやむを得ない事情により、辞退を考えている方の中には「内定承諾後に辞退したら怒られるかもしれない」と不安を感じている方もいるかもしれません。本記事では、内定承諾後の辞退のマナーや電話・メールの例文などを解説し…
【イレギュラー・トラブル】就活メール例文
就活では、予期せぬトラブルや想定外の事態に直面するケースもあるでしょう。ここでは、イレギュラーな状況に対応するための適切なメールの書き方についてご紹介します。
■返信が遅くなったことをお詫びするメール例文
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。
〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
ご連絡いただいた日程を確認いたしました。
〇月〇日（〇）〇〇時に貴社へお伺いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■企業から返信がなく、再度送信するメール例文
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
先日〇月〇日に、面接日程に関するご連絡をさせていただきましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
大変恐縮ではございますが、ご確認の上ご返信をいただけますと幸いです。
なお、本メールと行き違いでご対応いただいておりましたら、ご容赦ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
■不明点を企業に質問するメール例文
件名：【ご質問】面接時の持ち物について：〇〇大学 苗字＋名前
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
〇月〇日の面接に関して確認させていただきたく、ご連絡させていただきました。
面接時の持ち物についてですが、履歴書と筆記用具以外に必要なものはございますでしょうか。ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名を記載）
就活メールに関するよくある質問
就活のメールでは「御社」「貴社」どちらを使う？
メールや履歴書などの書き言葉では「貴社」を使います。
一方、面接や電話など話し言葉では「御社」を使います。「貴社」には「記者」「汽車」など同音異義語が多いため、会話では聞き間違いを防ぐために話し言葉と書き言葉で使い分けます。どちらも相手の会社を敬う言葉ですがシーンに応じて使い分けましょう。
【例文つき】「御社」「貴社」の違いは？面接・ESで正しく使い分けよう！
就職活動の中で必ず使う用語「御社」と「貴社」。同じ意味を指す言葉ですが、使う場面が異なるため、適切に使い分ける必要があります。本記事では、「御社」「貴社」の正しい使用シーンや、実際に使うときの例文をご紹介します。正しい…
就活メールの署名はどのように設定する？
メール末尾に、大学名・学部・学科、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。
本文と署名の間の飾り枠はシンプルな罫線（「---」や「===」）で区切りましょう。自動挿入機能を設定しておくと便利です。
就活メールはスマホから送っていい？
就活メールはスマホから送っても問題ありません。
ただし、企業はパソコンで確認するため、パソコンでの見え方を意識しましょう。
特にパソコンの画面の横幅とスマホの横幅は異なるため、改行位置に注意が必要です。できるだけパソコンから送るか、スマホで作成する際は短文を心がけ、送信前に一度横向き表示で確認すると安心です。
緊急で連絡したい際もメールのほうがいい？
緊急性が高い場合は電話が基本です。
面接日程の変更や当日のキャンセルなど、迅速な対応が必要な場合は電話で連絡しましょう。ただし、営業時間外の場合や電話がつながらないときは、メールでお詫びと用件を伝えましょう。
就活メールのマナーを身につけて好印象を与えよう！
就活メールは、企業とのコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。件名の書き方、本文の構成、署名の設定など、基本的なマナーをおさえて、採用担当者に好印象を与えられるように心がけましょう。
本記事で紹介したポイントを実践し、自信をもって企業とやり取りしましょう。
『キャリタス就活』では学生の皆さんが安心してキャリア選びに臨めるよう、多数の企業情報やサポートを提供しています。特に就活の悩みを解決する「就活成功ガイド」では業界研究や面接対策など就活に役立つコンテンツを豊富に取り揃えています。あなたの就活にぜひ『キャリタス就活』をご活用ください。
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