【例文つき】書類選考結果のメールに返信は必要？通過・不採用のケースを紹介

書類選考結果のメールに返信すべきケース

書類選考結果のメールが届いた場合、返信が必要なのか不要なのか迷ってしまうケースもあるでしょう。まずは、どのような場合に返信が求められるのか見ていきましょう。

■選考に通過したとき

書類選考を通過した場合は必ず返信しましょう。まず、選考通過への感謝の気持ちを企業に伝えることが大切です。

その上で、案内された面接日程や場所などに不明点があれば企業に確認します。日程に問題がなければ「ご案内いただいた◯月◯日の面接につきまして、承知いたしました」などと了承しましょう。

■選考に通過後、面接日程を調整するとき

書類選考を通過したあとは、面接の日程調整が必要になる場合があります。企業から提示された日時で都合がつかない場合は、できるだけ早く、遅くとも24時間以内に返信することが重要です。

提示された日程で都合がつかない際は、代わりの日時を複数提示する必要があります。候補が複数あれば、企業側も調整がしやすくなります。目安としては、3つ以上挙げるとよいでしょう。

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■選考に通過後、選考を辞退するとき

書類選考を通過した場合でも、何らかの事情により選考を辞退しなければならないケースがあるかもしれません。その際もできるだけ早めに企業へ辞退の意思を伝えることが大切です。

辞退理由については詳細に説明する必要はなく、簡潔に述べる程度で問題ありません。将来的に同じ企業と別の形で関わる可能性もあるため、誠実で丁寧な対応を心がけましょう。

以下で、ケースごとに適した返信の例文をご紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。

【ケース別】書類選考結果への返信メール例文はこちら

書類選考結果のメールに返信が不要なケース

書類選考結果のメールがきても、内容によっては返信不要なケースもあります。特定の状況では返信しなくてもマナー違反にはならないため、内容や送信元をよく確認して判断しましょう。

■送信専用のメールアドレスから送信されたとき

書類選考結果の通知が送信専用のメールアドレスから届いた場合、返信は基本的に不要です。たとえば、「no-reply@～」「do-not-reply@～」「noreply@～」ようなアドレスが該当します。

こうしたアドレスは、企業が応募者に一方的に情報を伝えるために用いられるものです。そのため、返信をしても基本的にメッセージが担当者に届くことはありません。

■「返信不要」と記載されているとき

メール本文に「返信不要」と明記されている場合は、その指示に従い返信を控えるのが適切です。企業側が返信を必要としていないことを明確に示しているため、返信してしまうと逆にマイナスな印象を与える可能性があります。

日程調整などでどうしても連絡が必要な場合は、過去にやりとりした担当者の連絡先や、企業の問い合わせフォームを利用するとよいでしょう。

■不採用を通知されたとき

書類選考の結果、不採用だった場合は基本的に返信不要です。多くの場合、不採用通知は定型文として機械的に一斉送信されており、採用担当者が個別の返信内容を確認することはほとんどありません。
返信してしまうと多数の応募者対応をしている採用担当者の業務負担を増やしてしまう可能性もあるため、返信は控えるべきでしょう。

書類選考結果の返信メールの基本構成

書類選考結果のメールに返信する際は、ビジネスメールの基本である件名・宛名・本文・署名という構成に従って記載しましょう。要点が明確で読みやすく、失礼のないメールを心がけることで、企業によい印象を与えられます。

■件名：件名を変えずに「Re:」を残して返信する

返信メールの件名は、届いたメールの件名を変えず、「Re:」を残したまま返信することが基本です。「Re:」がついていることで、受け取った採用担当者はどのやりとりに対する返信なのかをすぐに把握でき、過去のメールの流れも確認しやすくなります。

ただし、やりとりが続いて「Re:」が3〜4つ続くと件名が見づらくなるため、この場合は「Re:」を1つだけ残してほかは削除し、件名が長くなりすぎないよう配慮しましょう。

■宛名：宛名は正式名称で書く

メールの宛名は必ず略さず、企業名や担当者の部署名・役職名・氏名を正式名称で記載することが基本です。たとえば、「（株）」や通称で書くのはマナー違反となり、相手に対して失礼な印象を与える可能性があります。「株式会社」など組織の正式な名称を正確に記載しましょう。

担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」や「〇〇部御中」などの表現で対応してもOKです。また、CCに複数の担当者が含まれる場合、全員の氏名をもれなく宛名に記載し、それぞれに敬称「様」をつけることがマナーですが、書類選考の段階でCCの方の名前がわからない場合は不要です。

■本文：「挨拶」「お礼」「用件」「結びの言葉」を書く

メール本文は、まず挨拶からはじめ、自己紹介をしたあと、書類選考の結果連絡に対するお礼を述べます。次に用件を簡潔かつ明確に伝え、最後に結びの言葉で締めくくるという流れが基本です。

丁寧に記載することは大切ですが、長ければよいというものではありません。読みやすく失礼のない構成・文章を意識することで、企業によい印象を与えられます。

■署名：最後に必ず署名を入れる

メールの最後には、大学名や学部名などの所属、氏名、電話番号、メールアドレスといった「署名」を入れることが基本です。署名を入れることによって、受信者が応募者にすぐ連絡を取ることができ、やりとりも円滑になります。

なお、署名はメール作成時に自動で挿入される設定にしておくと、入れ忘れを防ぐことができます。ただし、情報にミスがないかは毎回しっかり確認しましょう。氏名の読み方が難しい場合は、ふりがなを記載するといった配慮も大切です。

【ケース別】書類選考結果への返信メール例文はこちら

書類選考結果のメールへの返信マナーと作成のポイント

書類選考結果のメールに返信する際は、ビジネスマナーを守り、相手に配慮した内容で作成することが重要です。返信のタイミングや表現方法によって企業に与える印象も変わってくるため、しっかりポイントをおさえましょう。

■メールを確認したらできるだけ早く返信する

書類選考結果のメールを受け取ったら、できる限り早めに返信することが重要です。迅速な返信は、企業に対する誠実さや志望度の高さを示すだけでなく、面接日程などの調整もスムーズに進みやすくなります。逆に返信が遅れると、企業側に不安を与えてしまったり、候補日が埋まってしまったりする場合もあるため注意が必要です。

また、基本的にメールは企業の就業時間内に送信しましょう。土日をまたぐ場合は、翌営業日に送るなど適切なタイミングで返信するのがマナーです。

■敬語を正しく使う

敬語を正しく使うことは、ビジネスメールにおける基本的なマナーです。正しい敬語が使えていないと、「就活生として準備が不足している」「社会人になる意識が低い」と受け取られかねません。

特に就活のメールでは、謙譲語や丁寧語を適切に使い分ける必要があります。また、話し言葉と書き言葉の混同や、二重敬語にも注意しましょう。たとえば、相手の企業を指す場合、話し言葉では「御社」、書き言葉やメールでは「貴社」と使い分けるのが正しい表現です。以下で敬語のNG例とOK例を一部紹介します。

なお、連絡する際に間違いやすい「御社」「貴社」の使い分けについて、詳しくはこちらの記事もチェックしてみてください。

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■伝えたい内容を簡潔にまとめる

企業への返信メールは要点をしっかりおさえ、伝えたい内容を簡潔にまとめることが重要です。ビジネスメールでは、1文に1つの情報だけを盛り込む「一文一義」を意識すると、内容が整理されて伝わりやすくなります。

丁寧さを意識するあまり長々とした文章になってしまうと、情報が多すぎて要点が伝わりにくくなるため、シンプルな構成を心がけましょう。

■改行を入れ、誤字脱字がないかチェックする

ビジネスメールでは、読みやすさを意識して適切に改行を入れることも重要です。長文をだらだらと区切りなく書いてしまうと、非常に読みにくくなるため、2〜3行ごとに改行を入れ視覚的にすっきりとしたメールを作成しましょう。加えて、スマートフォンとパソコンのどちらで見ても読みやすいよう、行の長さやレイアウトに配慮することも大切です。

また、誤字脱字があると丁寧さに欠ける、注意力が足りないと受け取られる可能性があります。メール送信前には必ず内容を見直し、誤字脱字がないかチェックする習慣をつけましょう。

【ケース別】書類選考結果への返信メールの例文

書類選考結果のメールにはマナーやポイントをおさえて返信することが大切ですが、具体的な文面のイメージがわかないという方もいるかもしれません。ここでは、ケース別に返信メールの例文をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

■【通過】お礼＋選考日程を承諾するときの返信メールの例文

書類選考を通過した場合は、まず感謝の気持ちをしっかり伝えることが重要です。次の選考日程について承諾の旨を明記し、次のステップに進む意欲があるという前向きな姿勢を伝えましょう。

■【通過】お礼＋選考日程を調整したいときの返信メールの例文

書類選考を通過し、企業から複数の選考日程を提示されたものの、どうしても調整できず都合がつかない場合は、自ら希望日程を提案しても問題ありません。

まずは選考通過への感謝の気持ちを述べた上で、提示いただいた候補日では参加が難しい旨と謝罪を丁寧に伝えましょう。その上で、都合のよい日程を具体的に記載し、可能であれば複数の候補を挙げると調整しやすくなります。

以下の記事では、面接の日程調整メールに関して、ケース別の例文・返信のポイントを詳しく解説しています。書類選考後の日程調整メールでも参考にしていただける内容のため、あわせて参考にしてください。

【例文つき】面接の日程調整メールの書き方と返信のマナーを解説

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■【通過】返信が遅くなってしまったときの返信メールの例文

通過の連絡をいただいたあとに返信が遅れてしまった場合は、挨拶・自己紹介のあとに、返信が遅くなったことへのお詫びを必ず述べましょう。理由を詳しく書く必要はありませんが、誠意をもって謝罪することが大切です。

なお、結果メールの見落としを防ぐために、迷惑メールフォルダも含めて定期的に確認する習慣をつけておくと安心です。

■【通過】選考を辞退したいときの返信メールの例文

選考を辞退する場合は、まず選考に進めていただいたことへの感謝を伝え、そのあとに辞退の意思を簡潔に述べましょう。理由は詳細に説明する必要はなく、「一身上の都合」や「諸事情」など簡単な表現で問題ありません。なお、件名はメールの内容が「選考辞退」とわかるものに変更します。

選考辞退のメールの例文や電話での連絡の例文は、以下の記事でも詳しく解説しています。

選考辞退のマナー完全ガイド！辞退メール＆電話連絡のポイントを紹介【例文つき】

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■【不採用】お礼の返信メールの例文

不採用の通知を受け取った場合でも、書類選考までに丁寧に対応してもらった、個別にアドバイスをもらったというような場合には、お礼のメールを返信しても問題ありません。今後別の企業で取引先になる可能性もゼロではないため、社会人として失礼のない範囲で返信しましょう。

書類選考結果のメールに関するよくある質問

■Q.書類選考に落ちた場合もメールに返信すべき？

A.書類選考に落ちた場合、一般的に返信は不要とされています。応募者数が多いことから、企業側が不採用通知に対して個別の返信を求めることは少なく、返信しなくてもマナー違反にはなりません。
ただし、選考過程で特に丁寧な対応を受けた場合や、個別にお世話になったと感じた場合、感謝の気持ちを伝える程度の返信であれば送ってもOKです。

■Q.書類選考結果のメールには、いつまでに返信するべき？

A.書類選考結果のメールには、できるだけ早く返信するのがマナーです。目安としては24時間以内に返信するのが望ましく、休日を挟む場合は翌営業日までには対応しましょう。返信が早いほど、企業に対して熱意や誠実さが伝わります。
ただし、すぐに返信可能な場合でも深夜や早朝など企業の営業時間外に送るのはマナーとしてNGです。

■Q.書類選考結果の返信メールで選考の日程を調整しても失礼じゃない？

A.選考日程の調整を返信メールで依頼することは、基本的に失礼にはあたりません。企業も応募者の都合を考慮して柔軟に対応する場合が多いです。
ただし、調整をお願いする際は、感謝の気持ちを伝えた上で、できるだけ具体的かつ複数の候補日時を提示し、相手の負担を減らす配慮を忘れないようにしましょう。

■Q.書類選考の結果がこない場合、メールを送ってもいい？

A.書類選考の結果があらかじめ期日を過ぎても届かない場合は、連絡がきていない旨を伝える問い合わせメールを送っても問題ありません。まず自己紹介をし、過去のやりとりや面接日などに触れながら、結果連絡の状況を簡潔に確認します。

企業側も多忙な場合があるため、返信の催促ではなく、あくまで状況確認のための連絡であることを意識した文章にしましょう。また、確認漏れや行き違いがあった場合への配慮も一言添えると、より丁寧な印象となります。

書類選考結果への返信は誠実さと配慮を意識しよう

書類選考結果の返信メールは、応募者としての誠実さや社会人としての意識を伝える大切な機会です。内容やタイミング、マナーに配慮しつつ、感謝の気持ちや丁寧な対応を心がけることで、企業に好印象を与えることができます。小さなやりとり一つひとつを大切にしていきましょう。

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