どんな時に、どうやってインターンシップ先企業へ連絡する？

インターンシップ先企業へ連絡する例として、参加時や日程調整、質問、お礼の連絡など、さまざまなシーンが考えられます。この際、ビジネスマナーを心得たやり取りができれば、インターンシップ先企業から「しっかりした学生だ」と評価してもらえることでしょう。

■連絡手段はメールと電話どちらがよい？

企業との連絡手段に、メールと電話のどちらを選ぶべきか迷うこともあるでしょう。一般的には、忙しい担当者が都合のよいタイミングで確認できる「メール」の使用が基本です。メールは双方に記録として残るため、確認事項が多くても後から見返すことが可能です。

一方、急ぎの連絡や重要な変更、対話が必要なケースなどでは、電話が有効な手段となります。特に参加日の前日や当日のキャンセルの連絡は電話で行い、その後にメールで改めてお詫びの連絡を入れるとよいでしょう。

インターンシップ先企業との連絡手段に迷うときは、初回の連絡時に「今後の連絡手段はメールか電話どちらがよろしいでしょうか？」と確認することもひとつの方法です。

インターンシップ先へのメール・電話連絡の基礎的マナー

メールや電話でインターンシップ先に連絡するときは、次のポイントに気を付けましょう。

【メール連絡する際のマナー】

・適切な敬語を用いる：
電話の際にもいえることですが企業への連絡では、適切な敬語を使いましょう。相手に敬意を示すことで、印象をよくすることができます。

・誤字脱字に気を付ける、略称を使わない：
メールを送る前には必ず内容を見直し、誤字脱字がないか確認しましょう。また、略称や業界用語は避け、誰にでも理解できるような表現を心掛けます。

・可能な限り早く、24時間以内に返信する：
メールを受け取ったら、できるだけ早く返信することが大切です。営業時間内に返信するのが望ましいですが、遅くとも24時間以内に対応しましょう。

・適度に改行する：
長文のメールでも、適度に改行を入れることで読みやすくなります。段落ごとに区切ると、伝えたい内容がわかりやすくなります。

・返信をするときは、CCにいる方も含めて全員に返信する：
メールの返信は送られたメールに対して行い、話の流れが終了するまではメールの件名は変えないのが一般的です。また返信時はメールのCCに入っている人を含めて全員に返信するようにしましょう。一方で、テーマが変わる場合は件名を変えると相手に用件が伝わりやすくなります。

・本文の最後には署名を入れる：
本文の最後に自分の氏名や学校名、メールアドレスなどの詳細情報をまとめた署名を忘れずに入れるようにしましょう。

【電話連絡する際のマナー】

・周囲が騒がしくない場所からかける：
電話をかける際は、静かな場所を選びましょう。騒がしい場所では重要な情報が聞き取りづらくなります。

・時間帯を考慮する：
電話をかける際は、相手の業務時間を考慮しましょう。一般的には、午前10時から午後5時の間が適しています。

・スケジュール帳やメモを準備し、大事なポイントは復唱する：
電話をかける前に、必要な情報を手元に準備しておくとよいでしょう。また、重要なポイントは必ず復唱して確認します。

・相手が通話を切った後に電話を切る：
最後に、電話を切る際には相手が通話を終了したことを確認してから切りましょう。これも礼儀の一つです。

インターンシップ選考に通過した際のメール・電話例

インターンシップ選考に通過した際には、参加承諾のお礼やあいさつ、日程調整、質問事項の確認などで企業とのやり取りが発生します。

■インターンシップ選考に通過した！メールで参加の意思とお礼の連絡をする際

企業からインターンシップ選考の合否連絡を受けたら、結果に対するお礼メールを送りましょう。合格の場合は、インターンシップに参加する意思を明確に伝えます。質問などがなければ、内容は簡潔でかまいません。インターンシップへの意気込みや熱意が伝わる一文を入れると、好印象につながります。

■電話でインターンシップ参加の意思とお礼の連絡をする際

電話で連絡する際も、まずは大学名・学部・名前とインターンシップ選考通過のお礼を伝えましょう。加えて伝えたいことや聞きたいことがある際は、担当者に時間があるかどうかを確認した上で話をするようにしましょう。もし担当者が忙しそうであれば、再度電話をするかメールを送ることを検討し、伝えてください。

日程調整のメール例

インターンシップ先企業から複数の日程が提示された場合、参加できる日時を箇条書きで伝えましょう。就活生側から参加日程を提示する必要があるときは、2～3日程ほど用意すると企業側が対応しやすくなります。

確認事項のメール例

インターンシップの参加前に確認したいことがあり、メールで問い合わせる際は、質問内容を簡潔に記載することが大切です。

■確認事項が多い場合は電話ではなく、メールにしましょう！

メールは質問や回答の記録が残り、後からでも確認できるため情報の見落としや誤解が少なくなります。また、質問事項が多い場合、箇条書きや段落分けすることで、受け取った人が内容を整理しやすくなります。

また、企業側の担当者がその場ですぐに回答する必要がなく、時間をかけて内容を確認できるため、時間的に余裕がある場合は、即答を求められる電話よりもメールでの確認が望ましいでしょう。

キャンセルする際のメール・電話例

何らかの理由でやむを得ずインターンシップをキャンセルしなければならない場合は、迅速かつ誠意をもって連絡することが大切です。

インターンシップ先企業は、参加者を受け入れる準備を進めています。そのため、インターンシップの参加を辞退する際は、可能な限り早めに担当者に伝えることが重要です。

【参加キャンセルの電話例】
インターンシップ前日や当日など直前になって急遽欠席しなければならなくなった場合は、メールではなく電話で連絡しましょう。辞退の理由や謝罪をきちんと伝えることがポイントです。

■インターンシップのキャンセルの注意点

・無断欠席だけは絶対にしない！：
インターンシップの参加をキャンセルする場合、絶対に無断欠席はしてはなりません。無断欠席は企業に対して非常に無礼であり、信頼を損なう行為です。企業はインターンシップの準備に多くの労力とコストをかけています。そのため、事前の連絡なくキャンセルすると、企業側に多大な迷惑をかけてしまいます。

また、無断欠席は社会人としての基本的なマナーに反する行為です。就活生の将来的な就職活動に影響がおよぶ恐れがあるだけでなく、所属大学の評判に悪影響を与え、後輩やほかの学生に対しても不利益をもたらす可能性があります。無断欠席は絶対に避け、必ずインターンシップ先企業にキャンセル連絡を入れましょう。

・日程が合わない際は辞退ではなく調整可能か相談する：
もし5日以上のインターンシップに参加する際に、企業から提示された日程のうち一日だけスケジュールが合わない場合、インターンシップ自体をキャンセルするのではなく、その日程を別日に調整、またその日程のみ欠席したい旨を連絡するようにしましょう。誠意を伝えるため可能な限り、電話での連絡がおすすめです。

特に夏季インターンはスケジュールが過密化するため、普段より念入りにスケジュールのを確認するようにしましょう。

・急なキャンセルはメールではなく電話で連絡する：
急なキャンセルの場合は、まず電話で速やかに連絡し、その後に正式なキャンセルの意思をメールで伝えるとよいでしょう。

・キャンセルする理由を伝える：
単純に「キャンセルさせてください」だけで説明を終わらせるのではなく、キャンセルする理由を具体的に述べて、丁寧に謝罪すると誠実性も伝わります。

まとめ

インターンシップに関する連絡は、企業との良好な関係を築くために非常に重要です。採用のお礼やキャンセル連絡、終了後のお礼など、それぞれのシーンに合わせた適切な対応を心がけましょう。緊急の際は電話を活用するなど、状況に応じて連絡手段を使い分けることも大切です。

今回ご紹介したメールや電話の例を参考にしながら、自分なりの言葉で誠意を込めて連絡を取り、有意義なインターンシップにしましょう！