【新卒向け】履歴書の書き方・作り方！項目別の作成ポイントを網羅的に解説

履歴書作成の事前準備

履歴書をスムーズに仕上げるためには、事前に作成方法や使用する様式を決めておくことが大切です。ここでは履歴書を作成する前の事前準備について紹介します。

■作成方法（手書き・パソコン）を決める

履歴書の作成方法には、手書きとパソコンの大きく分けて2つの選択肢があります。
手書きは文字から丁寧さや誠意、温かみが伝わりやすい点が特徴です。
一方、パソコンで履歴書を作成する場合は、誰が読んでも均一で美しいレイアウトに仕上げられ、読みやすさを担保できる点が特徴です。また文章の変更や誤字脱字のチェックなどがしやすいだけでなく、氏名や住所などの基本情報を保存しておけば他社への応募時に再利用できるため効率的です。

それぞれに特徴があるため、企業文化や応募先の雰囲気も確認しながら、自分に合った方法を選びましょう。

以下の記事ではエントリーシート（ES）を手書きで書くメリット・デメリットについて解説しています。履歴書の作成方法を決める際にも参考になるでしょう。

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■履歴書をスマホで作成する方法もある

近年はGoogleドキュメントや履歴書作成アプリを活用し、スマホで履歴書を作成する方法も広がっています。外出先の空き時間にも手元で簡単に作成でき、完成したデータはPDF形式で保存してコンビニのマルチコピー機などで印刷できます。また、パソコンを持っていない方でも手軽に履歴書を作成できるのも利点です。

■新卒採用向けのテンプレートを準備する

就活で使用する履歴書には、一般用、厚生労働省履歴書様式例、JIS規格などがあります。履歴書の種類によって記入項目やレイアウトが異なるため、それぞれの特徴を確認した上で、自分に合ったテンプレートを選びましょう。

また、大学ごとに作成された大学指定の履歴書を利用するケースもあります。大学指定の履歴書は新卒採用向けに作られており、学校名が記載されている点が特徴です。なお、企業から履歴書の様式指定がある場合は、その指示に従って作成してください。

以下の記事では就活に使える履歴書の選び方について解説しているので、テンプレート選びに迷う就活生はぜひ参考にしてください。実際に履歴書テンプレートを無料ダウンロードできます。

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【項目別】履歴書の書き方のポイント

履歴書は項目ごとに記載ルールやマナーが異なります。採用担当者に伝わりやすい書類にするためにも、それぞれのポイントを確認しながら作成しましょう。

①日付

履歴書の日付欄には、作成日ではなく「企業への提出日」を記入します。郵送の場合はポストへの投函日、持参する場合は提出日、メールで送る場合は送信日を記載しましょう。また、年号は和暦（令和など）か西暦のどちらかに統一し、履歴書内で混在しないよう注意してください。

②写真

履歴書に貼付する証明写真は、一般的に縦40mm×横30mmのサイズを使用します。写真館や証明写真機で撮影する際は「履歴書用」を選択し、提出日から3カ月以内に撮影した写真を使用するようにしましょう。また、万が一写真が剥がれた場合に備え、裏面に学校名と氏名を記入しておくと安心です。

写真館や証明写真機に行く時間がなく、やむを得ずスマホなどで自分で撮影する場合は、普段着での撮影や乱雑な背景、不機嫌な印象を与える表情は避けましょう。

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③氏名

氏名は省略や略字を使わず、戸籍上の正式な表記で記入します。ふりがな欄は、履歴書に「ふりがな」と記載されていればひらがな、「フリガナ」と記載されていればカタカナで記入するのが一般的です。また、苗字と名前の間に適度なスペースを空けると、採用担当者が読みやすくなります。

なお、履歴書に性別欄がある場合でも、近年は任意記載としている様式があります。企業や学校指定のフォーマットがある場合はその指示に従い、任意項目であれば無理に記入する必要はありません。

④住所

住所は都道府県名から省略せず、正式な表記で記入しましょう。マンション名やビル名、部屋番号も省略せずに記載します。また、番地は「1-2-3」のようなハイフン表記ではなく、「1丁目2番3号」と記載すると丁寧です。

現住所の下にある連絡先欄は、実家など現住所とは別の場所への連絡を希望するときに記入します。現住所と同じ場合は「同上」と記入しましょう。

地方から上京する予定があるなど、選考中や入社前に転居予定を伝えておきたい場合は、履歴書の備考欄や本人希望記入欄など、指定された欄に「〇月頃転居予定」のように補足するのが一般的です。

⑤電話・E-mail

電話番号は、携帯電話・固定電話を問わず確実に連絡が取れるものを記入します。企業からの着信にすぐ対応できない場合もあるため、留守番電話の設定や着信履歴の確認をしておくと安心です。

メールアドレスは、就活中に大学や企業からの連絡を見落とさないよう、普段から確認しているものがおすすめです。「1」と「l」、「0」と「O」など見間違えやすい英数字を含む場合は、企業側の入力ミスにつながる可能性があるため、手書きでは特にはっきり記入しましょう。

また、電話番号やメールアドレス欄が2段ある場合は、普段使用する連絡先を上段に記入します。ほかに連絡先がない場合は、下段に「同上」と記載しましょう。

⑥学歴

履歴書に学歴を記載する際、どこから書くかに明確な決まりはありませんが、新卒者の場合は、義務教育の卒業時である中学校卒業から書くのが一般的です。学校名・学部・学科・コース名は省略せず、正式名称で書きましょう。

学校名が長く1行に収まらない場合は、見やすさを意識し改行して記載しても問題ありません。

【入学・卒業年度早見表】

※上記の表は浪人・留年していない場合の入学・卒業見込みとなります。

以下の記事では「浪人・留年・海外留学・休学」など、ケース別の学歴の書き方について詳しく解説しています。

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⑦年号

年号は和暦と西暦のどちらを使用しても問題ありませんが、履歴書全体で統一することが重要です。表記をそろえることで読みやすくなり、書類全体の完成度も高まります。

⑧職歴

新卒学生で正社員としての就業経験がない場合は、職歴欄に「なし」と記載し、その下の行の右端に「以上」と記入します。在学期間中のアルバイト経験は職歴に含めず、自己PRやガクチカなどでアピールするのが基本です。

一方で、正社員としての勤務経験がある場合は、入社・退職年月を時系列で正確に記載します。長期インターンシップや契約社員としての勤務経験も、内容によっては職歴として記載できる場合があります。

なお、学生起業の経験は職歴欄ではなく、ガクチカや自己PR欄で強みとして伝えるとよいでしょう。

⑨資格・免許

資格・免許欄では、省略形を使わず正式名称で記載しましょう。TOEICなどの語学試験は、「TOEIC Listening & Reading Test ○○点　取得」のようにスコアまで明記します。現在勉強中の資格がある場合は、「取得予定」と記載しても構いません。

なお、取得した資格や免許は記載できますが、すべてを書くことが必ずしも最善とは限りません。級やスコアが低いもの、趣味の要素が強いもの、志望業界や職種との関連性が薄いものは、あえて記載しないほうがよい場合もあります。応募先で生かせる資格や、面接で会話のきっかけになりそうな資格を中心に選びましょう。

記載順は、運転免許を最初に書き、次にそのほかの免許、その後に資格を取得年月が古い順に並べるのが一般的です。資格名が長い場合は改行して見やすく整理しましょう。

また、資格や免許がない場合でも空欄にはせず、「特になし」と記載します。空欄のままだと記入漏れと受け取られる場合があります。

⑩志望動機

志望動機では、まず「なぜ貴社を志望するのか」という結論から伝えましょう。その上で、企業の事業内容や経営理念のどこに魅力を感じたのか、自分の価値観や就活の軸とどのように合致しているのかを説明します。

また、これまでの学びや経験を入社後にどのように生かしたいのかを具体的に示すことも大切です。説明会やインターンシップ等への参加経験があれば、その際に感じたことを盛り込むと志望度が伝わりやすくなります。最後は、入社後に挑戦したいことや貢献したい内容を述べて締めくくりましょう。

なお、履歴書では話し言葉の「御社」ではなく、書き言葉の「貴社」を使用します。

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⑪自己PR

自己PRは、「私の強みは〇〇です」のように結論から書きはじめると伝わりやすくなります。その後、その強みを裏づける具体的なエピソードを説明し、最後にこれまでの経験から得た学びを入社後どのように生かしたいかを述べましょう。

エピソードでは、どのような課題に対して、どのように行動し、どのような成果につながったのかを具体的に示すことが重要です。「〇人達成」「〇％向上」など、数字を用いると説得力が増します。

また、複数の強み・エピソードを詰め込むよりも、1つのエピソードを深掘りしたほうがあなたの行動や価値観が具体的に伝わり、採用担当者に魅力をアピールしやすくなります。応募先企業の「求める人物像」に合わせて、複数パターンを準備しておくとよいでしょう。

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⑫趣味・特技

趣味・特技の項目は、採用担当者にあなたの人となりや興味を伝えるための1つの要素です。ただし、単に趣味や特技を書くのではなく、その趣味や特技から何を学び、どのような価値観やスキルをもたらしているかをうまく伝えることがカギとなります。

たとえば、マラソンであれば継続力、読書であれば知的好奇心、旅行であれば行動力や適応力などをアピールできます。趣味や特技を記載する際は、単語だけで終わらせず、一言補足を添えると人物像が伝わりやすくなります。

また、YouTubeやショート動画の公開、SNSでの活動などを履歴書に書くことも、全くNGではありません。ただし、「目的意識」をもっていることが望ましいです。「この経験から得た学びは何か？」「身につけたスキルを社会でどのように生かせそうか？」について整理しておくとよいでしょう。

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Q.履歴書で志望動機、自己PR、趣味・特技が1つの欄にまとまっている場合、書き方はどうする？

⑬本人希望記入欄

本人希望記入欄は、特別な事情がない限り「貴社規定に従います。」と記載するのが一般的です。空欄や「特になし」は避けましょう。

新卒採用では、職歴やスキルによって待遇が変わるケースが比較的少ないため、給与に関する希望を記載しないことが一般的です。また、正社員採用ではフルタイム勤務が前提となることが多く、勤務時間に関する希望も通常は記載しません。

一方で、職種別採用や勤務地限定採用の場合は、募集要項の範囲内で希望職種や勤務地を記載できる場合があります。ただし、総合職採用で強い希望を記載すると、配属指示に対して柔軟に対応ができないと受け取られる可能性もあるため注意が必要です。

履歴書を作成する際の基本ルール

履歴書は内容だけでなく、作成時の基本ルールやマナーをおさえることも重要です。採用担当者が読みやすく、好印象を与えやすい書類を提出するためのポイントを確認しましょう。

■他社に提出した履歴書を完全流用しない

過去に他社へ提出した履歴書を、そのまま別の企業へ使い回すことは避けましょう。企業ごとに求める人物像や事業内容は異なるため、志望動機や自己PRを流用すると志望度が低いと思われるリスクがあります。応募先の特徴に合わせて内容を見直し、企業ごとに適した内容に調整した上で提出しましょう。

■文字のフォントやサイズを統一する

パソコンで履歴書を作成する場合は、文字サイズやフォントのルールをそろえましょう。本文欄は同じフォント・サイズで統一し、氏名はほかの項目よりやや大きめにするなど、読みやすさを意識して調整します。

複数のフォントが混在していると、読みづらく雑な印象を与える可能性があります。明朝体やゴシック体などビジネス文書でよく使われるフォントを選ぶことで、見やすい履歴書に仕上がります。

■すべての欄を埋めて空欄を作らない

履歴書はできる限りすべての欄を記入することを意識しましょう。空欄が多いと、記入漏れや確認不足と受け取られる場合があります。どうしても記載する内容がない場合でも、欄の種類に応じて「特になし」「貴社規定に従います。」と記入するなど、空欄のまま提出しないことが大切です。提出前には記入漏れがないか必ず確認しましょう。

■修正ペンや修正テープは使用しない

手書きの履歴書で誤字や記入ミスがあった場合でも、修正ペンや修正テープは使用しないようにしましょう。ビジネス文書では、二重線と訂正印で修正することが正しいとされています。修正ペンや修正テープは改ざんが疑われるためビジネス文書では使用しません。

ただし、新卒採用の応募書類では丁寧な印象を与えられるよう、間違えた際は手間がかかっても新しい用紙に書き直しましょう。また、改ざん防止の観点から、消せるボールペンやシャープペンシル、鉛筆の使用も避けてください。

キャリアアドバイザーからの一言

履歴書が完成したら、誤字脱字や記入漏れがないか提出前に必ず確認しましょう。あわせて、提出した履歴書はデータで保存したり、印刷してコピーを残しておくことをおすすめします。応募内容を振り返る際に役立つほか、ほかの企業へ応募する際の参考資料にもなります。また、面接前に提出内容を見直せるため、受け答えの準備にも活用可能です。

履歴書を提出する前のチェックリスト

履歴書は内容がよくても、誤字脱字や記入漏れなどのミスがあるとマイナスの印象につながる場合があります。提出前に最終チェックを行い、読みやすく正確な状態で応募できるよう確認しておきましょう。

一通り記入できたら、友人や家族、または大学のキャリアセンターや就活アドバイザーなどに確認してもらうのもおすすめです。自分では気がつきにくいミスを発見できる場合があります。

履歴書の提出におけるマナー

履歴書の提出方法に応じたマナーもおさえておく必要があります。郵送・メール・持参それぞれの場合のルールを確認し、採用担当者に失礼のない形で提出しましょう。

■郵送する場合

履歴書を郵送する際は、書類をクリアファイルに入れた上で、折らずに送れる角形2号などの白い封筒を使用するのが一般的です。封筒の表面左下には「履歴書在中」と赤字で記載し、四角で囲みます。宛名は企業名や部署名を省略せず正式名称で書きましょう。また、裏面には自分の住所と氏名を記載し、送付状（添え状）を履歴書の上に重ねて同封します。

書類を郵送する場合のマナーについて以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

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■メールで送付する場合

メールで履歴書を送る場合は、件名を「【履歴書のご送付】〇〇大学 苗字＋名前」などとして、内容がひと目でわかるようにします。本文には宛名、自己紹介、応募の旨を簡潔に記載し、ビジネスメールの形式を意識しましょう。

履歴書はレイアウト崩れや意図しない編集を防ぐため、PDF形式で添付するのがマナーです。詳しくは「PDF形式の履歴書の作成方法」をご確認ください。また、文末には学校・学部、氏名や電話番号、メールアドレスなどの連絡先を署名として記載します。

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■面接に持参する場合

履歴書を面接に持参する際は折れや汚れを防ぐため、封筒に入れた上でクリアファイルに挟んで持ち運びましょう。また、カバンの中で曲がりにくい場所に入れておくことも大切です。

受付で提出する場合は、封筒に入れたまま渡します。面接官へ直接渡す場合は、封筒から履歴書を取り出して差し出すのが一般的です。

また、履歴書の日付には、面接当日の持参日を記入します。万が一に備えて、予備の履歴書も用意しておくと安心です。

履歴書の書き方に関するよくある質問

100均で買った履歴書を使ったら選考に影響する？

100均で購入した履歴書を使用しても、基本的に選考に影響することはありません。

履歴書で重視されるのは、購入場所や質感ではなく、記載内容の正確さや読みやすさです。誤字脱字や記入漏れがなく、志望動機・自己PRなどが丁寧に書かれていれば、100均の履歴書でも問題なく使用できます。

ただし、応募先から履歴書の形式を指定されている場合は、指定された様式を使用します。また、用紙が薄すぎるものや印刷が見づらいものは避けるようにしましょう。

履歴書に「志望動機」や「自己PR」の欄がある場合は、ESと同じ内容を記載してもいい？

ESと履歴書の両方に志望動機や自己PRを記載する欄がある場合、内容が重複していても問題ありません。

ESは具体的なエピソードや考えを詳しく伝える書類である一方、履歴書は基本情報とあわせて要点を簡潔に伝える書類です。そのため、書類全体で一貫した内容になっていれば、同じ方向性で記載して問題ありません。

ただし、ESの内容をそのままコピーするのではなく、履歴書の記入スペースに合わせて要点を整理しましょう。志望動機や自己PRの結論が伝わるよう、簡潔にまとめると読みやすくなります。

履歴書で志望動機、自己PR、趣味・特技が1つの欄にまとまっている場合、書き方はどうする？

1つの欄に複数の内容を記載する場合、志望動機と自己PRを中心に書くのが一般的です。

全体の8〜9割程度を志望動機・自己PRに充て、趣味・特技は簡潔に記載しましょう。また、見出しをつけて内容を区切ると、採用担当者に内容が伝わりやすくなります。特筆事項がある場合は、限られたスペースの中で簡潔に補足します。

履歴書は手書きとパソコン作成、どちらが選考に有利？

手書きとパソコン作成のどちらが有利かは、一概にはいえません。

近年はパソコンで作成した履歴書を受け付ける企業が増えており、読みやすさや修正のしやすさからパソコン作成を選ぶ学生も多く見られます。一方で、企業によっては手書きの履歴書を評価する場合もあります。特に企業から作成方法の指定がない場合は、それぞれの特徴をふまえて選びましょう。

以下の記事で手書き・パソコン作成それぞれのメリット・デメリットを解説しています。

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在学中に留学していた場合、履歴書のどこに書けばいい？

1年以上の正規留学や交換留学を経験した場合は、学歴欄への記載が一般的です。

正規留学の場合は「留学先の国名・学校名・専攻名」とあわせて「入学・卒業年月」を記載します。交換留学の場合は、在籍している大学の学歴欄に「留学期間と留学先」を追記する形がよく用いられます。1年未満の正規留学・交換留学や語学留学の場合は、学歴欄ではなく自己PR欄に記載してアピールしましょう。

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履歴書を郵送する際に添え状は必ず必要？

履歴書を郵送する際、添え状（送付状）はビジネスマナーとして同封するのが望ましいです。

添え状には応募の挨拶や同封書類の一覧、氏名や連絡先などを記載します。採用担当者が内容を確認しやすくなるため、丁寧な印象につながるでしょう。ただし、企業から「添え状不要」などの指定がある場合は、その指示を優先してください。

履歴書の書き方をおさえ、自信をもって選考に臨もう！

履歴書は、あなたの氏名や学歴、取得している資格などの基本情報を企業へ正確に伝えるための重要な応募書類です。その中で、志望動機や自分の強みを簡潔に伝えることも求められます。
項目ごとの正しい書き方はもちろん、年号の統一や誤字脱字の確認、提出方法に応じたマナーなども意識しましょう。内容だけでなく、丁寧さや読みやすさにも配慮することで、採用担当者に必要な情報が伝わりやすくなります。提出前は必ず見直しを行い、自信をもって選考に臨みましょう。

『キャリタス就活』では学生の皆さんが安心してキャリア選びに臨めるよう、多数の企業情報やサポートを提供しています。特に就活の悩みを解決する「就活成功ガイド」では業界研究や面接対策など就活に役立つコンテンツを豊富に取り揃えています。あなたの就活にぜひ『キャリタス就活』をご活用ください。

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キャリタス就活編集部
『本音をきく、本気でこたえる。』をテーマに、就職活動・就活準備をがんばる皆さんに向け、インターンシップ・キャリア情報やES・面接対策など、さまざまなシーンに役立つ情報をお届けしています。
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