【職種研究】事務職とは？種類や仕事内容・向いている人の特徴を解説

事務職とは？

事務職とは、企業や組織の中でデータ入力や書類作成、電話・来客対応、スケジュール管理などを行う職種です。企業の運営を円滑に進めるため、ほかの職種を支える重要な役割を担っています。

また、一般事務や営業事務などさまざまな種類があり、それぞれに特化したスキルや知識が求められます。企業のスムーズな業務運営を支えるやりがいのある仕事です。

事務職の種類と仕事内容

事務職にはさまざまな種類があり、仕事内容も多岐にわたります。それぞれの職種の特徴と具体的な仕事内容について紹介します。

■一般事務

一般事務は企業の円滑な運営を支える職種です。電話応対や来客対応、データ入力、書類の作成・整理・管理、郵便物の発送・仕分けなど幅広い業務を担っています。
任された業務を正確かつ効率的に進めることが求められます。また、状況に応じた柔軟な対応力も必要です。

■営業事務

営業事務は、営業スタッフが営業活動に集中できるようサポート業務を担当する職種です。主な業務はスケジュール管理や受発注業務、見積書や請求書の作成、問い合わせ対応、来客対応など多岐にわたります。

営業スタッフと密にコミュニケーションをとりながら、チーム全体の成果を最大化できるよう営業活動を支えることが求められます。

■貿易事務・国際事務

貿易事務・国際事務は、企業の国際取引を支える専門的な職種です。輸出入に関する書類の作成や管理、通関手続き、物流手配、輸送業者とのやり取り、決済処理、外国語でのメール対応などを担当します。

国際的な取引は多くの法規制に対応する必要があるため、貿易や取引先各国の商法に関する専門知識と語学力が求められます。

■経理事務

経理事務は、企業の財務や会計に関わる業務を担当する職種です。仕事内容は、現預金の管理や現金出納帳の記入などの「日次業務」、月次決算書や請求書の作成などの「月次業務」、そして決算書作成などの「年次業務」に分類されます。

簿記検定や税理士資格などの資格を生かし、正確な会計処理を行うことが求められます。

■人事事務・労務事務

人事事務・労務事務は、社員の雇用管理に関する事務処理を担当する職種です。採用書類の作成、入退社手続き、勤怠データの集計、給与計算の補助、社会保険や雇用保険の手続き、年末調整の事務処理、福利厚生の手続きなど幅広い業務を行います。また、社員の相談対応やエンゲージメント向上にも取り組み、働きやすい職場環境を整えて社員の成長を支えます。

人事労務に関する専門知識や高いコミュニケーション能力が求められます。

■総務事務

総務事務は、企業全体の環境や組織運営を支える職種です。オフィスの備品管理や施設の維持管理、来客対応、郵便物の管理・仕分け、社内イベントの企画・運営、株主総会の企画・運営などを行います。

社内のさまざまな部署と連携しながら、社員が安心して働ける職場環境を整えることが求められます。

■法務事務

法務事務は、企業の法律に関係する業務を担当する職種です。契約書の作成・確認（リーガルチェック）や、特許権・商標権などの知的財産の管理、法的トラブルの対応などを行います。

必要に応じて顧問弁護士に相談しながら、企業が法令を遵守して事業を進められるよう支えることが求められます。

■金融事務

金融事務は、銀行や証券会社、保険会社などの金融機関で事務作業を担当する職種です。銀行では、口座開設や預金受付、入出金・振込処理、照合、為替業務などを行います。
証券会社では、証券口座の管理や決算データ入力、トレーダーやアナリストのサポート業務を担います。
保険会社では、見積書や申込書の作成、契約内容の確認、保険金支払いなどを通じて顧客対応を行います。

金融商品や金融法規に関する専門知識や、顧客との信頼関係を築くコミュニケーション能力が求められます。

■医療事務

医療事務は、病院などの医療機関における事務全般を担う職種です。受付、会計などの窓口業務から、カルテ・診療伝票の管理、医療保険の請求対応まで、幅広い領域を取り扱います。診療報酬に関する仕組みの理解や専門知識の習得が求められます。実際に、さまざまな技能審査試験があります。

■学校事務

学校事務は、小学校・中学校・高校・大学などの教育機関で事務作業を担当する職種です。学生さんの入学・卒業・転入・転出の手続き、授業料の管理、教職員の勤怠管理、教材や備品の購入、学校行事の運営補助など幅広い業務を行います。また、授業料や給食費、修学旅行の積立金など、学生さんに関わる費用の徴収業務を担当する場合もあります。

教育制度への理解や、学生さん、保護者、教職員と良好な関係を築く力が求められます。

事務職として働くメリット・やりがい

事務職として働くことで、どのようなメリットややりがいを得られるのでしょうか。事務職ならではの魅力について紹介します。

■ワークライフバランスを大切にしながら働きやすい

事務職のメリットとして、突発的な業務が発生することが少なく、ワークライフバランスがとりやすい点が挙げられます。例外もありますが、退勤間際にイレギュラーな仕事が発生するケースが少なく、計画的に働けます。
プライベートの時間を確保しやすく、趣味や家庭などとの両立がしやすいといえるでしょう。

■業務が比較的に安定している

事務職は仕事内容がある程度決まっているため、業務の起伏が少ない点に魅力を感じる人もいるでしょう。データ入力や書類作成、電話対応などのルーティンワークが中心で、慣れれば効率的に業務を進めやすくなります。

職場の体制やスケジュールが整っている場合が多く、安定したリズムで働けるため、ルーティンワークが得意な人にはメリットといえます。

■社内の人から感謝の言葉をもらえる機会が多い

事務職は、社内のさまざまな部署や人をサポートする役割を担っています。業務上、他部署との関わりが多く、日々の仕事を通じて感謝の言葉をもらう機会も多いでしょう。

たとえば、書類作成や備品管理、スケジュール調整で同僚や上司を支援する場面もあります。縁の下の力持ちとして、職場全体の円滑な運営に貢献できるやりがいを感じられます。

■汎用性のあるスキルと専門性が高いスキルが両方身につけられる

事務職は、幅広いスキルを身につけながら成長できる仕事です。パソコンスキルやビジネスマナー、マルチタスク力、調整力など、汎用性の高いスキルが身につきます。社内外とのやり取りを通じてコミュニケーション能力も磨かれ、あらゆる業界で通用するビジネスの基礎を習得することが可能です。

さらに、事務職の種類によっては専門的な知識やスキルも習得できます。まずは一般事務からスタートし、そこから貿易事務・国際事務、法務事務、金融事務などの専門性の高い職種へのステップアップを目指すこともできるでしょう。

事務職として働くデメリット

事務職として働く上で、デメリットはあるのでしょうか。事務職ならではの課題や注意点について紹介します。

■ほかの職種と比べて実績や貢献度が見えにくい

事務職は、企業の縁の下の力持ちとして重要な役割を担っています。しかし、営業職のように売上や成果が数字で明確に見えるわけではないため、貢献度が目に見える形で表れにくく、評価されにくいケースもあります。そのため、自分の仕事がどのくらい企業に貢献しているのか実感しにくく、モチベーションの維持に悩む人もいるでしょう。

ただし、企業によっては事務職の成果を数値で評価する仕組みを導入している場合もあるため、応募時に評価基準を確認することが重要です。

■単調な業務が多い場合がある

事務職は定型業務が多く、日々の業務がルーティン化されやすい傾向にあります。たとえば、データ入力や書類整理などの業務は同じ作業を繰り返すことも多く、変化を求める人には物足りなさを感じることもあるでしょう。

ただし、単調な業務の中にも工夫や改善の余地はあり、マニュアル整備や業務効率化の工夫、スキルアップに取り組むことで、成長を実感しながらモチベーションを保つことができます。

事務職に向いている人とは？求められるスキル

事務職に向いているのはどのような人なのでしょうか。事務職で活躍しやすい人の特徴や求められるスキルについて紹介します。

■パソコンスキルがある人

事務職では、日常業務の多くがパソコンで行われるため、パソコン操作スキルが求められます。具体的には、文書作成やデータ入力、表計算ソフトを用いたデータ分析などがスムーズに行えることが望ましいです。

特にWordやExcel、PowerPointなどの基本的なオフィスソフトの操作は必須で、メールの送受信やインターネットを使った情報収集も重要です。パソコンを正確かつ効率的に扱えることは、仕事を行う上で大きな強みになります。

■コミュニケーション能力がある人

事務職では社内外の多くの人とやり取りをするため、コミュニケーション能力が必要です。多くの人と関わり、電話応対やメール・チャットでのやり取り、会議の調整などを行います。

その際、相手の意図を正確に理解し、適切な言葉でわかりやすく伝える力が求められます。また、社内のチームメンバーと協力して業務を進める場面も多く、協調性も欠かせません。

■正確に作業ができる人

事務職では、業務の正確性が企業全体の信頼性につながるため、正確さが求められます。
データ入力のミスや書類の誤記は大きなミスにつながる可能性もあるため、細部にまで注意を払って業務を進める力が必要です。また、正確さだけでなく、スピーディーに業務を処理する姿勢も重要となります。

■スケジュール管理が得意な人

事務職では、複数の業務を同時に進める場面が多いため、スケジュール管理能力が求められます。限られた時間を効率的に使い、優先順位を見極めて行動する力が必要です。業務の進め方やスケジュールを調整し、計画的にタスクを管理できる人が活躍できるでしょう。

■臨機応変に対応できる人

事務職では、ルーティン業務が多い一方で、予想外の問題や急な依頼が発生することもあるため、柔軟な対応力も必要です。たとえば、データや資料の作成を急に求められたり、書類の誤りが見つかったりすることがあります。

電話や来客対応が重なることもあり、柔軟に対応する力が求められます。冷静に優先順位を判断し、状況に応じて迅速に対応できる人は、事務職として周囲からの信頼を得やすくなります。

事務職の就活の進め方のポイント

事務職を目指す就活では、どのような準備や進め方をすればよいのでしょうか。事務職の就活を成功に導くためのポイントや対策について紹介します。

■自己分析を深める

事務職を目指す際は、自己分析を深めて自分の強みや価値観を明確にすることが大切です。徹底した自己分析によって、事務職に適性があるかを見極めやすくなります。

事務職の業務は、正確性や丁寧さが求められる定型業務やサポート業務が中心です。「コツコツとした作業が得意」「周囲を支えることにやりがいを感じる」「臨機応変な対応ができる」など、自分の特性や強みを生かせるか、適性を確認しましょう。

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■業界・職種・企業研究を徹底する

事務職を目指すには、業界研究・職種研究・企業研究を通じて、自分の適性や強みを生かせる働き方を見極めることが重要です。

業界研究では、どの業界で事務職として働くかを考えましょう。金融やメーカー、IT、商社など業界によって事務職に求められるスキルや業務内容が異なります。

職種研究では、事務職で求められるスキルや資質を理解し、自分の得意なことを生かせる仕事を選ぶことが大切です。一般事務、営業事務、経理事務、人事事務などの特徴を理解し、自分のキャリアプランと照らし合わせて考えましょう。

企業研究では、企業の理念や事業内容と自分がマッチしているか、自分の理想のキャリアを実現できるかを確認します。志望企業の公式サイトや就職情報サイト、OBOG訪問などを活用して情報を幅広く集めましょう。

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■インターンシップ等に参加する

事務職を目指す際は、インターンシップに参加して実際の業務を体験するとよいでしょう。仕事の流れや職場の雰囲気を肌で感じることで自分の適性や興味を再確認でき、将来のキャリア選択に役立てられます。

また、大学1・2年生から参加できるオープン・カンパニーでは、業界や企業への理解を深められます。積極的に参加し、自分に合った働き方や将来のキャリアを探してみましょう。

『キャリタス就活』の「インターンシップ・キャリアを探す」では、こだわり条件に絞ってインターンシップ・キャリアを検索できます。自分の希望に合った企業を効率よく探せるため、就活の第一歩として最適です。ぜひ活用してみてください。

事務職におすすめの資格

事務職の種類にもよりますが、事務職を目指すなら以下の資格を取得するのがおすすめです。

※表をスクロールしてご覧ください

事務職全般で役立つのは、Word・Excel・PowerPointなどの操作スキルを客観的に証明できるMOS資格です。経理事務を目指す場合は、会計処理や財務データの理解に役立つ日商簿記検定を取得するとよいでしょう。営業事務を目指すのであれば、ビジネスマナーを学ぶことができる秘書検定も有効です。
目指す営業職の種類に合わせて取得する資格を検討しましょう。

事務職のキャリアパス

事務職は就職したあとにどのようなキャリアパスが描けるのでしょうか。事務職の経験を生かして目指せるキャリアの方向性やステップアップの方法について紹介します。

■事務職として昇進する

事務職として社内で昇進を目指すには、専門知識の習得や業務効率化のスキルを高めることが重要です。たとえば、一般事務として経験を積む道があります。日々の業務を通じて正確さやスピードを磨くことで、チームをまとめる立場へのステップアップが見えてきます。また、資格取得はスキルアップや昇進の大きな助けとなります。

もし転職を考えている場合は、事務職の中でも異なる専門性をもつ職種へ転職することで、新たなスキルや経験を得ることも可能です。たとえば、一般事務で幅広いオフィスワークの基礎を身につけたあとに、貿易事務など専門的な領域に挑戦すれば、業務範囲が広がりキャリアの幅を広げられます。

■異なる職種へ異動・転職する

事務職で培ったスキルを生かして異なる職種へ異動・転職することで、新しい業務に携わるチャンスが広がります。事務職では、コミュニケーション能力やパソコンスキル、調整力など汎用性の高いスキルが身につくため、ほかの職種でも十分に生かせます。

特に総務や経理、人事など、事務職との親和性が高い管理系の職種に挑戦するのもおすすめです。異職種を目指す際は、新しい職種で求められる知識やスキルを事前に把握しておきましょう。

事務職の現状と将来性

事務職の現状や将来性はどのように変化しているのでしょうか。事務職を取り巻く環境や今後求められるスキルの方向性について紹介します。

■【現状】就活においては高い選考倍率

事務職は安定した勤務形態や働きやすさが魅力で、就職希望者が多く人気の高い職種です。厚生労働省が公表する令和6年度の一般事務の有効求人倍率（※）は0.3倍で、全職種の平均有効求人倍率の1.25倍と比べて極めて低く、選考倍率の高さがうかがえます。また、非正規雇用の比率が高く、正社員の採用枠が限られている点も特徴です。繁忙期やプロジェクト単位で業務量が変動することが多く、非正規雇用のほうが人員やコストを柔軟に調整しやすいためです。このように、業務特性や採用コストの観点から、非正規の需要が比較的高い職種となっています。

そのため、応募の際は自己分析や企業研究など、しっかりとした選考対策が必要となります。自分の適性や強みを整理し、志望企業の業務内容や社風を理解した上で、書類選考や面接で効果的にアピールする準備が求められます。

※求職者1人に対して何件の求人があるかを示す指標

■【将来性】必要とされるスキルと役割の変化

AI技術の進化により、データ入力や書類作成などのルーティンワークは自動化が進んでおり、事務職の仕事内容の一部は減る可能性があります。一方で、社内外の調整や優先順位の判断、状況に応じた柔軟な対応力や対人コミュニケーション力など、人間ならではの業務はAIでは代替できず、今後も求められます。

人間らしいスキルに加えて、テクノロジーを使いこなす力も求められています。生成AIやデジタルツールを使いこなし、勤怠管理や社内資料の作成・整理、業務改善などより高度なスキルを身につけることも必要です。

このように、技術の進歩により単純作業の自動化が進み、人が担う業務の幅が広がったことで事務職の役割はサポート業務から組織全体の効率化や改善を支える重要なポジションへと変化しています。この変化に対応するためには、自己研鑽を重ね、新しいスキルを積極的に習得することが重要です。

各業界における事務職の仕事内容

事務職といっても、働く業界によって仕事内容や求められるスキルは大きく異なります。各業界における事務職の特徴や主な仕事内容について一例をご紹介します。

■メーカー業界

メーカー業界の事務職は、製造計画や在庫管理、納期調整など、製造・営業・購買部門を支える事務業務を担当します。製品知識や工程管理の理解が求められ、正確なデータ入力や資料作成を通じて、生産効率や納期遵守に貢献します。また、部門ごとに役割が異なるため、納期トラブルや材料の未着などの問題が発生した際には、複数部門間の橋渡し役となり調整を行います。

【業界を徹底解剖】メーカー業界の魅力・求められる資質とは？

メーカー（製造業）は国内総生産において2割程度を占めており、日本の経済を大きく支える業界といっても過言ではありません。社名や商品名はテレビCMや店頭などで目に触れる機会も多く、就活生になじみ深く人気のある業界のひとつで…

■流通・小売業界

流通・小売業界の事務職は、発注管理や売上データの集計、在庫調整、店舗間の情報連携などを担当します。商品知識や販売動向の理解、スピーディーなデータ処理能力が求められ、店舗運営や販売戦略をサポートします。通販サイトの運営サポートなどを行うEC事務という役割があるのも特徴です。

【業界研究】小売業とは？仕事内容や今後の動向・卸売業との違いも解説！

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■金融業界

金融業界の事務職は、口座管理や取引データ入力、決算補助、報告書作成などを担当します。金融商品や規制の知識、正確かつ機密性の高い情報処理能力が必要で、リスク管理やコンプライアンス遵守にも関わります。
業務内容は勤める金融機関によって異なります。
銀行では口座開設や融資関連の書類処理、窓口サポートなどが中心、証券会社では取引の執行処理や約定データの管理が中心、保険会社では契約管理や保険金請求の処理などが中心となります。いずれの場合も金融知識や業務の正確性、スピードが必要です。

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■不動産業界

不動産業界の事務職は、物件情報の管理、契約書作成や契約手続きの補助、入居者対応、売買・賃貸のデータ集計などを担当します。不動産用語や法規制の知識、正確な書類作成能力、顧客対応力が求められます。
企業によっては経理業務を兼任することもあります。業務において、不動産に関する知識が不可欠であり、専門性の高いスキルが求められます。

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■IT業界

IT業界の事務職は、プロジェクトに関する事務サポートや顧客情報の整理（契約書・見積書の管理）、社内ツールを用いたデータ管理などを担当します。そのためIT知識やツール操作能力などが求められます。

【業界研究】IT業界とは？4分類・職種・仕事内容や今後の動向まで詳しく解説！

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■医療業界

医療業界の事務職は、患者情報の管理、診療記録の代行入力、医療費請求、診療スケジュール調整などを担当します。事務職でありながら医療現場を支える仕事として、間接的に患者さんの治療や健康に貢献できる点が魅力です。
業務では医療用語や保険制度の知識、正確性・機密性を重視した情報処理能力が求められます。また、受付や会計などで患者さんと直接関わる機会が多いため、コミュニケーション力も必要です。

事務職に関するよくある質問

事務職の年収はどのくらい？

事務職として働くすべての人の平均年収はおよそ450万円（※）です。

ただし、一般事務や営業事務など職種によって年収に差があります。さらに、スキルを磨いたり、資格を取得したりして、キャリアアップを図ることで年収アップも狙えます。

※出典：e-Stat「令和6年賃金構造基本統計調査」

派遣事務とは？

派遣事務は派遣元企業と雇用契約を結び、派遣先企業で事務職として働くスタイルです。

データ入力や電話応対、書類作成などを中心に業務を行います。雇用契約は派遣元企業と結び、契約期間が明確に定められている点が特徴です。

一般職とは一般事務のこと？

一般職は一般事務のことではありません。

一般職とは総合職のサポート業務を行う職種を指します。その仕事内容の1つとして、書類作成やデータ入力などを行う一般事務が含まれます。

事務系総合職と一般職はどちらに応募すればいい？

事務系総合職と一般職のどちらに応募すべきかは、将来の働き方やライフプランによって変わります。

結論としてどちらがいいということはありませんが、可能であれば事務系総合職のほうがキャリアの選択肢が広がる傾向にあります。

総合職は企業の中核を担う職種で、その中でも事務系の業務をメインに行うのが「事務系総合職」です。企業の中核業務を担う部門で活躍し、幹部候補として期待されるポジションです。成長意欲が強く、将来的に管理職を目指したい、さまざまな経験や転勤にもチャレンジしたいという人には事務系総合職が適しています。

一方、一般職は特定の部署で専門的なサポート業務を担当することが多く、転勤の少なさや地域限定で働けることが特徴です。周囲を支えることにやりがいを感じる、趣味や家庭との両立を重視したい、地元で長く働きたいという人は、一般職としてサポート業務が向いている可能性があります。

ただし、企業によって職務権限や業務内容が異なるため、応募前に企業研究を行い、その企業での総合職と一般職の違いを理解しておきましょう。

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