【例文つき】面接の日程調整メールの書き方と返信のマナーを解説
就活ノウハウ公開日：2025.03.12
面接の日程調整メールを作成する際には、適切なビジネスマナーが求められます。本記事では、面接の日程調整メールの書き方や返信のポイントを、具体的な例文とともにわかりやすく解説します。面接の日程が合わない場合や、確定した日程を変更したい場合、面接を辞退する場合の対応も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
面接の日程調整メールを送るときの基本マナー
・メールは24時間以内になるべく早く返信する
・面接の候補日程を提示する場合は候補日時を3つ以上出す
・面接日程の希望がない場合も「いつでもよい」はNG
・基本的なメールの構成に従って書く
・正しい敬語を使い、誤字脱字がないかよく確認する
・読みやすさを考慮する
面接の日程調整メールを送る際、どのようなことに気をつけて書けばよいのでしょうか。ここでは、日程調整メールを送る際におさえておきたい基本マナーを紹介します。
■メールは24時間以内になるべく早く返信する
面接日程調整のメールを受け取ったら、なるべく早く返信することが大切です。できる限り24時間以内の返信を心がけましょう。採用担当者は、多くの応募者とやり取りしながら選考を進めているため、返信が遅れるとスケジュール全体に影響を与えることがあります。早めに返信することで、希望する面接日程を確保しやすくなるメリットもあります。
なお、メールは企業の就業時間内に送ることが基本です。急ぎの連絡や土日をまたぐ場合は、相手に配慮して可能な範囲で早めに返信しましょう。
■面接の候補日程を提示する場合は候補日時を3つ以上出す
面接の日程を提示する際は、候補を3つ以上提示することが望ましいです。これにより、やり取りの回数が減り日程調整がスムーズに進みます。複数の候補を提示することは、「相手に配慮ができる」と好印象にもつながる可能性があります。
もし企業から提示された日程で都合がつかない場合も、お詫びを添えた上で具体的な候補日程を3つ以上伝えましょう。
また日付だけでなく面接可能な時間までわかりやすく記載することが大切です。企業側がスケジュールを組みやすくなり、やり取りの手間を減らせます。たとえば、「〇月〇日 10時〜12時」のように、具体的な時間帯を伝えましょう。同じ日でも対応できる時間が異なる場合は、その旨を伝えておくと、企業側も調整しやすくなります。
■面接日程の希望がない場合も「いつでもよい」はNG
面接の日程を決める際、日程の希望がない場合でも「いつでも大丈夫です」と伝えるのは避けましょう。具体性のない回答は、企業に対して受け身な印象を与え、熱意が伝わりにくくなります。
こちらが日程を提示することで、企業側もスケジュールを調整しやすくなるため、具体的に日程を提示することが大切です。
■基本的なメールの構成に従って書く
メールを書くときは、基本構成に従って簡潔にわかりやすく伝えましょう。
・件名
・宛名（企業名、部署名、担当者フルネーム）
・あいさつ文
・大学名＋自分の名前（フルネーム）
・面接日程の調整に対するお礼
・日程確認
・締め（結び）の言葉
・署名（フルネーム、連絡先）
以下で具体的なポイントをいくつか解説していきます。
件名の書き方
メールの件名は、簡潔に「目的」「氏名」「所属」をはっきりと書きましょう。受取人が一目で内容を理解できるように簡潔に書くことが重要です。長すぎる件名は要点が伝わりにくく、見落とされる原因にもなります。
件名には「面接日程調整のお願い 〇〇大学 〇〇（氏名）」など、用件と差出人がすぐにわかるように記載しましょう。このように件名を書くことで、採用担当者もスムーズに対応しやすくなります。
返信する際は件名を変えない！
企業からのメールに返信する際は、件名を変更せずそのまま返信することが基本です。面接日程の調整など重要なやり取りでは、件名が変わると過去のやり取りをさかのぼりづらくなり、混乱を招く可能性があります。
「Re:」は削除せず、そのまま残しておくのが適切です。「Re:」をつけて返信することで、どのメールに対する返信なのか一目で判断しやすくなります。
宛名の書き方
メールの宛名には、「企業名」「部署名」「担当者のフルネーム」を明記するのが基本です。企業名は略さず正式名称で記載しましょう。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」としても問題ありません。部署名は必須ではありませんが、わかっている場合は含めることで丁寧な印象を与えられます。
署名の書き方
メールの最後には、必ず署名を記載してください。手紙の結びに名前を書くのと同じように、メールでも差出人の情報を明記するのがマナーです。
署名には「所属」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記載するとよいでしょう。住所の記載は必須ではありません。
署名があると、相手が迷わず連絡でき、やり取りもスムーズに進みます。毎回入力する手間を減らすために、メールの署名設定を活用すると便利です。
署名の例
大学名 学部 学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.co.jp
■正しい敬語を使い、誤字脱字がないかよく確認する
メールは、正しい敬語を使うことが大切です。基本的な敬語表現をマスターし、メールの内容に応じて適切に使い分けましょう。
敬語の使い方を誤ると、意図せず相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。たとえば、「拝見してください」のように、誤った表現を使わないように注意しましょう。
敬語に不安がある場合は、事前に調べて確認すると安心です。
〇話し言葉になっていないかチェック！
誤用例：話し言葉「御社」
（正しくは、書き言葉である「貴社」を用いましょう）
〇二重敬語になっていないかチェック！
誤用例：「こちらをご覧になられましたでしょうか。」
（正しくは「こちらをご覧になりましたか。」）
また、メールを送る前には、誤字脱字がないかよく確認してください。誤字脱字があると、相手に不注意な印象を与えてしまうため気をつけましょう。目で見るだけでは見落としがちなミスも、声に出して読むことで気づきやすくなるため、送信前に一度音読することをおすすめします。
＼あわせて読みたい／
就活における正しい言葉遣いを解説！
■読みやすさを考慮する
メールは相手が負担なく読めるように意識して書くことが大切です。適度に改行を入れつつ、内容ごとに空白行を設けて区切ると読みやすくなります。また、簡潔な文章を心がけることも重要です。冗長な表現を避け、要点を絞ったわかりやすい文章を作成することで、相手に伝わりやすくなります。
文字は装飾せずシンプルな書式を心がけましょう。色をつけたり太字にしたりすると、相手に強調しすぎた印象を与えてしまい、好ましく思われないケースがあります。フォントや文字サイズは標準的なものを使用し、余計な装飾は控えましょう。
【ケース別】面接の日程調整メールの例文・返信のポイント
・企業から複数の候補日程を提示された場合
・企業から提示された特定の日程を承諾する場合
・企業から提示された日程が合わない場合
・自分から候補日程を提示する場合
・日程確定のメール等がこない場合
・日程が確定した後にお礼メールを送る場合
・決定している日程を変更したい場合
面接の日程調整メールは、状況に応じた適切な対応が求められます。どんな言葉を使うべきか、どのように返信すればよいか迷ってしまう方も多いでしょう。
ここでは企業から日程を提示された場合や、自分から候補日を提案する場合など、ケース別の例文と返信ポイントを紹介します。
■企業から複数の候補日程を提示された場合
企業から複数の候補日程を提示された場合は、自分の都合がよい日程を複数挙げましょう。返信の際は、選んだ日程が明確に伝わるように曜日や時間帯を具体的に記載してください。これにより、採用担当者は都合のよい日程を選びやすく、スムーズに調整が進みます。
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
このたびは、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日程の中から、以下の日程を希望いたします。
第一希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
第二希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
第三希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
上記日程で調整可能かご確認いただけますと幸いです。
もし調整が難しい場合は、改めてご相談させていただければと思います。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
〇〇大学 □□学部 〇〇学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.co .jp
—————————————————
返信のポイント
・なるべく都合のよい日程を複数提示し、優先順位も示す
・曜日や時間帯を具体的に記載し、相手が判断しやすいようにする
■企業から提示された特定の日程を承諾する場合
企業から特定の日程を提示された場合も、必ず返信をしましょう。返信がないと採用担当者は日程について合意が取れたかどうかわかりません。
返信する際は、提示された日時と場所をメール本文に記載し、認識が一致していることを確認します。ただし、採用担当者からのメールに「返信不要」と書かれている場合は、返信する必要はありません。
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた以下の日程でお伺いいたします。
日時：〇月〇日（〇曜）〇時～
場所：株式会社◯◯◯◯ 本社◯階 ◯◯会議室
（WEB面接の場合はURLを記載）
お忙しい中、日程をご調整いただき感謝申し上げます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
—————————————————
〇〇大学 □□学部 〇〇学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.co.jp
—————————————————
返信のポイント
・「返信不要」の記載がない限り、必ず返信を行い、了承の意思を伝える
・提示された日時と場所をメール本文に記載し、認識の相違を防ぐ
■企業から提示された日程が合わない場合
企業から提示された日程で都合がつかない場合は、まずお詫びを伝えることが大切です。その上で、調整が難しい理由を簡潔に説明し、希望する日程を3つ以上提示してください。
理由を詳しく説明する必要はありませんが、相手に不快感を与えないように礼儀正しい文面を心がけましょう。
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた〇月〇日（〇曜）は、都合により調整が難しく、別の日程をご検討いただくことは可能でしょうか。
以下の日程のご都合をお聞かせ願えますと幸いです。
・〇月〇日（〇曜）〇時～〇時
・〇月〇日（〇曜）〇時～〇時
・〇月〇日（〇曜）〇時～〇時
ご多忙の中、お手数をおかけし申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
〇〇大学 □□学部 〇〇学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.co.jp
—————————————————
返信のポイント
・まずお詫びを伝えた上で、代わりの候補日を提示する
・調整が難しい理由は簡潔に述べ、詳細な説明は省略しても問題ない
■自分から候補日程を提示する場合
「面接の日程について、〇月〇日から〇月〇日までの間でご都合のよい日程をお知らせください。」などと連絡があった際は、自分から候補日程を提示します。
自分から候補日程を提示する場合は、採用担当者が選びやすいように希望する日程を3つ以上示しましょう。行き違いを防ぐために、希望の開始時間と終了時間を明確に記載することも大切です。
件名：面接日程のご調整について：苗字＋名前 〇〇大学
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
このたびは面接の日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。
面接の希望日程は下記になります。
以下の日程の中でご調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
もし上記の日程が難しい場合は、ご都合のよい日程をご教示いただけますと幸いです。
お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
〇〇大学 □□学部 〇〇学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.co.jp
—————————————————
返信のポイント
・3つ以上の候補日時を提示し、相手が選びやすいようにする
・面接可能な時間帯も記載する
■日程確定のメール等がこない場合
日程確定の連絡がこない場合は、催促しても問題ありません。ただし、すぐに連絡するのではなく適切なタイミングを見極めることが大切です。
目安としては、企業からの連絡を待って1週間程度経過しても返信がない場合に、確認のメールを送るとよいでしょう。その際は、相手を責めるような表現は避け、丁寧な言葉遣いを意識することが重要です。
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
先日は面接日程についてご案内いただき、誠にありがとうございました。
恐れ入りますが、面接日程の確定について、その後の状況をお伺いできますでしょうか。
念のため、改めて希望日程をお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
お忙しいところ恐れ入りますが、日程が確定いたしましたらご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
〇〇大学 □□学部 〇〇学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.co.jp
—————————————————
返信のポイント
・返信が1週間程度ない場合は企業の都合も考慮しつつ、丁寧な言葉で確認の連絡を入れる
・提示した候補日まで1週間を切っている場合は、送信から1週間未満でも連絡する
■日程が確定した後にお礼メールを送る場合
面接日程が確定したら、できるだけ早くお礼のメールを送るのがおすすめです。内容は、はじめに日程を調整してくれたことへの感謝を述べましょう。
その後、確定した日時と場所を具体的に記載し、認識の相違がないようにすることが重要です。たとえば、「〇月〇日（〇）午後3時から、貴社本社にて面接を予定しております」などと記載すると、相手も確認しやすいでしょう。
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
この度は、お忙しい中、面接日程をご調整いただき誠にありがとうございます。
ご調整いただいた以下の日程でお伺いいたします。
日時：〇月〇日（〇曜）〇時～
場所：株式会社◯◯◯◯ 本社◯階 ◯◯会議室
（WEB面接の場合はURLを記載）
お時間をいただき感謝申し上げます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
—————————————————
〇〇大学 □□学部 〇〇学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.co.jp
—————————————————
返信のポイント
・はじめに面接日程を調整してくれたことに感謝を伝える
・確定した日時と場所を記載し、認識の相違を防ぐ
■決定している日程を変更したい場合
すでに決定した面接の日程を変更する必要が生じた場合は、できるだけ早く連絡することが大切です。まず決定した日程を変更することへのお詫びを伝えましょう。他社との面接の日程がかぶった場合もそのまま理由を伝えるのではなく、「調整が効かない予定とかぶってしまった」などと記載します。
その上で、企業側が調整しやすいように、代わりの候補日を3つ以上提示することが望ましいです。突然の日程変更は企業に負担をかけてしまうため、誠意をもって謝罪し、丁寧に調整のお願いをしましょう。
件名：面接日程変更のお願い：苗字＋名前 〇〇大学
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。
〇月〇日（〇）〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
誠に申し訳ございませんが、やむを得ない事情により、面接日程の変更のご相談をさせていただきたくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、以下の候補日の中で再調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
急なお願いとなり恐縮ですが、ご調整が可能でしたらご教示いただけますと幸いです。
ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
〇〇大学 □□学部 〇〇学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.co.jp
—————————————————
返信のポイント
・企業が調整しやすいよう、代わりの候補日を3つ以上提示する
・変更の依頼はできるだけ早めに連絡する
日程確定後、面接を辞退する場合はなるべく早く連絡する
エントリーしていた企業から面接日程の連絡をもらったものの、ほかの企業に内定していたり、どうしても予定が合わなかったりすることもあるでしょう。
面接を辞退する場合は、企業の採用スケジュールに影響を与えないようにできるだけ早く連絡することが大切です。企業の時間を無駄にしないためにも、面接辞退を決めた時点で連絡しましょう。
面接辞退の連絡は、まず面接の機会をいただいたことへの感謝を述べた上で、丁寧にお詫びを伝えます。辞退の理由は詳しく説明するのではなくシンプルに述べましょう。「一身上の都合により」と簡潔に記載するのが一般的です。
また、面接辞退の連絡は面接予定日の2日前までにメールで送ります。やむを得ない急な理由で前日や当日に連絡する場合、採用担当者がメールをすぐに確認できない可能性があるため、メールを送った上で電話でも連絡を入れましょう。
なお一度辞退した面接を再度受けることは、ほとんどのケースで認められません。辞退を決断する前に、本当に辞退すべきか慎重に検討することが大切です。
件名：面接辞退のご連絡：苗字＋名前 〇〇大学
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◆◆ ◆◆様
お世話になっております。
〇月〇日（〇）〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学の（苗字＋名前）と申します。
誠に恐れ入りますが、一身上の都合により、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、
大変申し訳ございません。
何卒、ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
〇〇大学 □□学部 〇〇学科
苗字＋名前
携帯番号：090-××××-××××
メール：〇〇〇〇@××××.ac.jp
—————————————————
＼あわせて読みたい／
面接辞退のマナー完全ガイド！メール・電話のポイント
面接後はお礼メールでもう一度気持ちを伝える
面接後にお礼のメールを送ることは、必須ではありません。しかし、お礼メールを送って感謝の気持ちを伝えることで、採用担当者に好印象を与えられる可能性があります。
実際の仕事でも、商談後にお礼のメールを送ることは一般的です。こうした対応をすることで、「マナーをよく知っている」と評価されることもあります。
また、「入社したい」という企業への熱い気持ちを伝えることは決してマイナスにはなりません。お礼のメールを送ることで、気持ちを整理でき次のステップに前向きに進めるきっかけにもなるでしょう。
お礼メールは、できる限り面接当日の就業時間内に送るのが理想です。遅い時間の面接であった場合は翌日の午前中までに送ることで、面接の記憶が新しいうちに感謝を伝えられます。
面接の日程調整メールに関するよくある質問
■Q.面接の日程調整のメールを送るときは「貴社」「御社」どちらを使う？
A.面接の日程調整のメールでは、「貴社」を使用するのが適切です。「貴社」は書き言葉で、文書でのやり取りに使われます。一方、「御社」は話し言葉であり、面接や電話などの口頭でのやり取りに使用されます。
メールや履歴書などの文面では「貴社」、面接や電話では「御社」を使うと覚えておくとよいでしょう。
以下の記事ではシーン別に「貴社」「御社」の使い分けを詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
＼あわせて読みたい／
「貴社」「御社」の違いは？正しい使い分けを解説
■Q.面接の日程調整のメールを送信後、日時に誤りがあったことに気づいたらどうする？
A.面接日程調整のメールを送信後に誤りに気づいた場合は、できるだけ早く訂正の連絡を入れることが重要です。まず、誤りがあったことを謝罪し、正しい日時を記載した上で、改めて確認をお願いしましょう。
たとえば、「先ほどお送りしたメールに面接日程の誤りがございました。正しい日時は〇月〇日（〇曜）〇時からです。お手数ですが、再度ご確認いただけますようお願いいたします。」と伝えると、相手にも状況が伝わりやすいでしょう。
■Q.就活専用のメールアドレスは作るべき？決め方は？
A.就活専用のメールアドレスを作成することをおすすめします。就活では企業とのやり取りが増えるため、専用のアドレスがあるとメールを管理しやすくなります。
アドレスはシンプルでわかりやすいものが適切です。
たとえば、「姓＋名＋数字（例: Taro.Yamada.2025@example.com）」のように設定すると、企業側に識別されやすくなります。
面接の日程調整メールはマナーをおさえて、好印象を与えよう
面接の日程調整メールは、社会人としての基本的なマナーが求められる重要なやり取りです。相手に配慮した丁寧な文面を心がけましょう。面接の日程調整や辞退、お礼のいずれのケースでも、迅速に返信することが重要です。この記事を参考に正確かつ丁寧なメール対応を意識しましょう。
『キャリタス就活』では学生の皆さんが安心してキャリア選びに臨めるよう、多数の企業情報やサポートを提供しています。特に就活の悩みを解決する「就活成功ガイド」では業界研究や面接対策など就活に役立つコンテンツを豊富に取り揃えています。あなたの就活にぜひ『キャリタス就活』をご活用ください。
PROFILE
キャリタス就活編集部
『本音をきく、本気でこたえる。』をテーマに、新卒就職活動・就活・準備を頑張がんばる皆さんに向け、インターンシップ・キャリア情報やES・面接対策など、さまざまなシーンに役立つ就活情報をお届けしています。
「面接がうまくいかない」、「そもそも就活って何からはじめるべき」など、皆さんの本音に寄り添った記事を配信しておりますので、ぜひこの機会にご活用ください。
LINE
X
Instagram