【外国人留学生】敬語の使い方/メール・電話のマナーを解説

就活ノウハウ

公開日:2023.04.03

メールは就職活動にも大切なアイテム。ここで、メールのマナーを学びましょう。

敬語の使い方


皆さんもよくご存じのように、日本語には「敬語」があります。大きく分けて「尊敬(そんけい)語」「謙譲(けんじょう)語」「丁寧(ていねい)語」の3つがあり、ビジネスはもちろん就職活動でもあたりまえのように使われます。メールだけでなく、電話や面接でも必要。下によく使う言葉を選んであるので、まずはここから始めましょう。

クッションのことば


よく使う尊敬語、謙譲語


その他、ビジネスでよく使う表現


電話のマナー


メールは何度でも文章を直せますが、電話での会話はやり直しができません。
しっかりと準備してから、電話をかけることを心がけましょう。

POINT 1:かける時間を選ぶ

会社にはそれぞれ始業と終業の時間があり、その前後は忙しいものです。また、昼休み時間の電話は失礼なので、<10:00~12:00/13:00~17:00>あたりが適切でしょう。なお、業界によっては始業時間が遅かったり、休日が週末でない場合もあるので、ホームページなどで調べてからかけるようにしましょう。

POINT 2:話す順番を決めておく

相手は忙しい社会人ですから、長い電話は迷惑です。話す順番をメモに書くなどして要点を整理してから、電話をかけるようにしましょう。

POINT 3:自己紹介から始める

電話に誰が出ても、まず自分の大学と学部、氏名を言ってから、用件や取り次ぎ先を伝えましょう。

POINT 4:重要なことはメモをとる

記録をとるのは、社会人の常識。覚えたつもりでも、緊張していたりすると忘れがちです。電話をかけるときは必ずペンとメモを用意し、重要なことを書きとめる習慣をつけておきましょう。

POINT 5:要点を必ず復唱(ふくしょう)する

日程や時間、会場名など、聞き間違いがあってはたいへんです。重要なところをもう一度声に出して、相手に確認しましょう。また、疑問があったらその場で質問すること。そういった慎重さが、担当者にも好印象を与えます。

POINT 6:静かなところで電話をかける

騒音のある場所からかけると、相手も聞き取りにくくなって失礼です。静かな場所からかけるようにしましょう。相手からかかってきた場合に「静かなところからかけ直します」と言って切るのも、決して失礼ではありません。

POINT 7:相手が電話を切るのを確認してから

用件が済んだからといってすぐに電話を切ってしまうのは、良いマナーといえません。相手が受話器を置くのを確認してから、静かに電話を切るようにしましょう。

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