【新卒】面接辞退メール・電話の理由別の例文とマナーを解説！断り方のポイントも

面接を辞退する際のマナー

面接を辞退する際、どのように連絡すれば失礼にならないのか悩む方も多いのではないでしょうか。ここでは、面接辞退のメールを送る際におさえておきたいマナーについてご紹介します。

■連絡なしのキャンセルは絶対にしない

理由が何であれ、辞退する場合は必ず企業にその旨を伝えましょう。企業は就活生のために時間を割いて準備をしています。そのため、無断でキャンセルすると大きな迷惑となり、信頼を損なうでしょう。将来的に、仕事でのつながりができる可能性もあります。無断キャンセルは避け、連絡を入れることが社会人としての基本的なマナーです。

■辞退すると決めたらすぐに連絡する

面接を辞退すると決めたら、すぐに企業に連絡しましょう。採用担当者は、面接の日程調整だけではなく、さまざまな業務を並行して行っています。もし辞退者が出ると、採用担当者はほかの業務を加味して再度調整し直す必要が生じます。

そのため、辞退の連絡が遅れると企業に迷惑をかけるだけでなく、後続の候補者にも影響が出るかもしれません。面接を辞退する場合は面接の当日に連絡することは避け、なるべく早く、遅くとも前日までには連絡するのがマナーです。

■選考の進行状況に合わせて適切な連絡方法を選ぶ

辞退の連絡方法としては、主にメールと電話があります。面接までの日程に合わせて、適切な連絡方法を選択しましょう。

日程に余裕がある場合は、メールでの連絡で問題ありません。ただし、面接の前日や当日に辞退を伝える必要がある場合や、メールを送ったけれど返信がない場合は電話での連絡を行いましょう。

■面接の前日や当日はメールと電話の両方で連絡する

面接の前日や当日に辞退を決めた場合、メールと電話の両方で連絡することが望ましいです。メールは記録として残るため確認しやすいという利点がある一方で、直前の連絡では担当者が確認できず見落としてしまう可能性があるからです。

まずはスピーディーに伝わる電話で辞退の意向を伝え、そのあとにメールを送ることで記録も残せます。こうすることで、担当者は電話での内容をあとから確認でき、確実に辞退の意向が伝えられます。

■企業の営業時間内に連絡する

面接辞退の連絡をする場合は、必ず企業の営業時間内に行いましょう。営業時間外の連絡は相手に迷惑をかける可能性があるため、過ぎてしまった場合は翌営業日の適切な時間帯に行います。特に電話の場合は、始業直後や終業直前、昼休みを避けることで、辞退の意向を落ち着いて伝えられるでしょう。

キャリアアドバイザーからの一言

面接辞退の連絡を電話で行う際は、必ず静かな環境からかけましょう。周囲の雑音があると声が聞き取りづらくなり、お互いの話す内容が正確に伝わりにくくなります。聞き返しが多くなると企業に失礼な印象を与えかねないので、静かな環境で落ち着いて話すことが大切です。

面接辞退の理由の伝え方

面接を辞退する際には、ただ「辞退します」とだけ伝えるのではなく、辞退の理由もあわせて伝えたほうがより誠実です。

辞退理由については、「他社から内定をいただいたため、就職活動を終了することにしました」「就職活動を進めるうちに、自身のキャリアビジョンが変容したためです」など簡潔かつ率直に伝えましょう。

また、他社と比較した内容は避け、ポジティブな言葉遣いで伝えることも心がけてください。最後には、自分のために時間を割いてくれた企業への感謝を忘れずに伝えましょう。

■面接辞退の理由のNGワードとは？

辞退の理由として、「企業の雰囲気が自分とは合わない」「待遇が悪い」「説明会等での社員の態度が気に入らなかった」などのような、あまりにも生々しく攻撃的な表現は避けましょう。

また、「他社の選考を優先したいから」というような、その企業の評価を低く見ているような表現も不適切です。

面接辞退メールの基本構成

面接を辞退する際のメールは、どのような構成で書けばよいのでしょうか。ここでは、相手に誠意が伝わる面接辞退メールの基本構成について解説します。

■件名：一目で「辞退の用件＋大学名＋氏名」がわかるようにする

面接辞退メールの件名は、「辞退の用件＋大学名＋氏名」が一目でわかるように書くことが重要です。

採用担当者は日々多くのメールを受け取っており、件名があいまいだと見過ごされたり開封が遅れたりする可能性があります。用件と氏名を記載すれば、相手が瞬時に内容を把握しやすく、スムーズな対応につながります。

■宛名：正式名称で書く

面接辞退メールの宛名は、企業名や担当者の部署名・氏名を正式名称で記載することが基本です。略称や通称では、企業や担当者に失礼な印象を与えかねません。

たとえば、「（株）」などの略称で書くのはマナー違反です。「株式会社」など組織の正式な名称を正確に記載しましょう。面接の案内など企業から送付されたメールのCCに複数の担当者が含まれる場合は、全員の氏名がわかる場合はもれなく宛名に記載し、それぞれに敬称「様」を付けることで企業に誠実さが伝わります。

■本文：感謝、用件、お詫びを簡潔に伝える

面接辞退メールの本文は、冗長な表現や余計な情報は避け、必要な情報を的確に伝えることが大切です。まずは「面接の機会をいただき、心より感謝申し上げます」と感謝を伝えます。その上で、辞退の意向と理由を端的に記載しましょう。

最後に「貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらずこのような結果となり申し訳ございません」などとお詫びを添えれば、誠実な印象を与えられます。

■署名：最後に必ず入れる

面接辞退メールの最後には、必ず署名を記載します。署名があることで、担当者が応募者の必要な情報をすぐに確認できるので、忘れないようにしましょう。

署名には、大学名・学部学科名・氏名・連絡先（電話番号とメールアドレス）を記載します。文章と署名の間を1行空けることで見やすくなります。

電話で面接辞退を連絡する流れ

電話で面接辞退を伝える際は、まずあいさつをしてから氏名と面接予定日を明確に伝えます。次に、面接を辞退する旨とその理由を簡潔に述べましょう。理由を正直に伝えることは大切ですが、詳細に説明する必要はありません。最後にお詫びの言葉と感謝の意を添えることで相手に対する敬意を示せます。

■電話が担当者につながらない場合はどうする？

電話で面接辞退を伝えようとしても、担当者に直接つながらない場合があります。その際は、まず電話先の相手に誰宛か伝えましょう。担当者が不在であれば戻り時間を確認し、再度かけ直す意向を伝えましょう。

折り返しをする旨の伝言をお願いした上で、電話を切ったらすぐに担当者にメールも送るのが適切です。メールの冒頭で「先ほどお電話差し上げましたが、〇〇様がご不在とのことで、メールにて失礼いたします」と記載すれば状況が明確に伝わります。戻り時間になったら忘れずに再度電話をかけ、誠実な印象を与えましょう。

【理由別】面接辞退メールの例文・電話での会話例

面接を辞退するとき、どのようにメールや電話で伝えればよいか悩む方も多いのではないでしょうか。ここでは、辞退理由ごとに使えるケース別のメール例文や電話での伝え方をご紹介します。

■他社から内定をもらった場合

他社から内定を受けた場合は、正直にその旨を伝えます。その際、面接の機会をいただいたことへの感謝を述べましょう。将来的にビジネスで関わる可能性もあるため、誠意をもって失礼のない対応を心がけることが重要です。

【メールの例文】

【電話での会話例】

担当者

はい、株式会社◯◯でございます。

お世話になっております。◯月◯日◯時より面接の予定をいただいております、◯◯大学の◯◯（苗字＋名前）と申します。担当の◆◆様はいらっしゃいますでしょうか？

就活生

担当者

はい、◆◆です。どうされましたか？

急なご連絡となり大変恐縮ですが、面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。

就活生

担当者

そうですか。差し支えなければ、理由を教えてもらえますか。

実はこの度他社から内定をいただきまして、熟慮の末そちらを承諾することに決めました。

就活生

担当者

そうですか。残念ですが承知いたしました。

お時間を割いて面接の準備をしてくださったにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。また、これまでご対応いただき、誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。

就活生

担当者

はい。失礼いたします。

■企業とのミスマッチを感じた場合

選考が進む中で、企業の方向性が自分の目指す方向性と合わないと感じることは珍しくありません。その場合は、自身のキャリア目標と企業の方向性が異なることを丁寧に伝えましょう。相手に配慮した表現を選ぶことで、円滑に辞退の意思を伝えられます。

【メールの例文】

【電話での会話例】

担当者

はい、株式会社◯◯でございます。

お忙しいところ失礼いたします。◯月◯日◯時より面接の予定をいただいております、◯◯大学の◯◯（苗字＋名前）と申します。担当の◆◆様はいらっしゃいますでしょうか？

就活生

担当者

はい、◆◆です。どうされましたか？

一身上の都合により、面接を辞退したくご連絡を差し上げました。

就活生

担当者

そうですか。残念ですが承知いたしました。差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせ願えますでしょうか？

自身のキャリアビジョンや今後の目標と照らし合わせた結果、目指す方向性と少し異なる点があると感じたため、辞退という決断をしました。

就活生

担当者

そうですか、それは残念ですが承知しました。

せっかく面接機会を設けていただいたにもかかわらず、このような連絡となり、誠に申し訳ございません。また、これまでご対応いただき、誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。

就活生

担当者

はい。失礼いたします。

■家庭の事情がある場合

家庭の事情を理由に面接を辞退する場合は、詳細を説明する必要はありません。プライバシーに関わる内容まで伝えると相手に余計な負担を与えてしまう可能性があります。そのため「家庭の事情により」といった表現を用いることが無難です。

【メールの例文】

【電話での会話例】

担当者

はい、株式会社◯◯でございます。

お忙しいところ失礼いたします。◯月◯日◯時より面接の予定をいただいております、◯◯大学の◯◯（苗字＋名前）と申します。担当の◆◆様はいらっしゃいますでしょうか？

就活生

担当者

はい、◆◆です。どうされましたか？

私事で大変恐縮ですが、家庭の事情により就業困難となったため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

就活生

担当者

そうですか、承知いたしました。

日程をご調整いただいたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けする形となり誠に申し訳ございません。また、これまでご対応いただき、誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。

就活生

担当者

はい。失礼いたします。

■言いづらい事情がある場合

言いづらい事情で面接を辞退する際は、無理に具体的な理由を説明する必要はありません。「一身上の都合により」といった表現を用い、相手に不快感を与えないようにしましょう。理由があいまいになるため、誠意を謝罪や感謝の表現で補うことが大切です。

【メールの例文】

【電話での会話例】

担当者

はい、株式会社◯◯でございます。

お忙しいところ失礼いたします。◯月◯日◯時より面接の予定をいただいております、◯◯大学の◯◯（苗字＋名前）と申します。担当の◆◆様はいらっしゃいますでしょうか？

就活生

担当者

はい、◆◆です。どうされましたか？

この度は誠に恐縮ですが、一身上の都合により面接を辞退させていただければと存じます。せっかく面接の機会をいただいたにもかかわらず、このような連絡となり申し訳ございません。

就活生

担当者

かしこまりました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。また、これまでご対応いただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。

就活生

担当者

はい。失礼いたします。

■体調不良の場合

体調不良を理由に面接を辞退する場合は、具体的な病名や症状の詳細を伏せ、「体調不良により就職活動の継続が困難なため」と伝えるとよいでしょう。自身の健康状態を考慮した決断である旨を補足します。

【メールの例文】

【電話での会話例】

担当者

はい、株式会社◯◯でございます。

お忙しいところ失礼いたします。◯月◯日◯時より面接の予定をいただいております、◯◯大学の◯◯（苗字＋名前）と申します。担当の◆◆様はいらっしゃいますでしょうか？

就活生

担当者

はい、◆◆です。どうされましたか？

明日面接に参加させていただく予定でしたが、急な体調不良により参加が難しい状況です。大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

就活生

担当者

承知いたしました。差し支えなければ、どのような症状か教えていただけますでしょうか？必要であれば面接日程を変更いたしましょうか？

お気遣いありがとうございます。昨晩から発熱がありまして、現在も高熱が続いている状態です。現時点ではいつ回復するか見通しが立っておらず、症状が落ち着き次第、あらためてこちらからご連絡を差し上げて日程を調整させていただくことは可能でしょうか？

就活生

担当者

承知いたしました。では、体調が回復されましたら、再度ご連絡ください。お大事になさってください。

せっかく時間を調整していただいたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けして誠に申し訳ございません。それでは、失礼します。

就活生

担当者

はい。失礼いたします。

なお、体調不良による面接辞退は、就活の継続が困難なほどの大きな病気というのが一般的です。かぜやインフルエンザなどの急な体調不良が理由の場合は日程を変更してもらえる可能性が高いので、辞退するのではなく日程変更の依頼をするのがよいでしょう。
日程変更ではなく体調不良を理由に面接を辞退する場合は、企業から質問された場合にきちんと答えられるように、自身の健康状態をまとめておくことが大切です。

下記の記事では面接の日程調整メールに関して詳しく解説しているので、日程変更を依頼する場合は参考にご覧ください。

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■当日連絡する場合

面接を当日に辞退する場合は、できるだけ早く企業へ連絡をしましょう。基本的に電話で意思を伝えるのがマナーですが、つながらない場合はまずメールを送ります。その際は、謝罪と感謝の気持ちを必ず添えましょう。
また、企業側がスムーズに対応がしやすくなるように、何時からの面接なのかも伝えると親切です。

【メールの例文】

【電話での会話例】

担当者

はい、株式会社◯◯でございます。

お忙しいところ失礼いたします。本日◯時より面接の予定をいただいております、◯◯大学の◯◯（苗字＋名前）と申します。担当の◆◆様はいらっしゃいますでしょうか？

就活生

担当者

はい、◆◆です。どうされましたか？

当日のご連絡で大変恐縮ではございますが、一身上の都合で本日〇時からの面接を辞退したく、お電話いたしました。選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

就活生

担当者

承知いたしました。ご連絡ありがとうございました。

ご迷惑をお掛けしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。また、これまでご対応いただき、誠にありがとうございました。それでは、失礼します。

就活生

担当者

はい。失礼いたします。

面接の日程調整メールの書き方は以下の記事で詳しく説明していますので、ぜひご参考ください。

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面接を辞退する前にあらためて考えたいこと

面接を辞退するべきか迷っている方もいるのではないでしょうか。基本的に辞退すれば再選考ができない前提で考える必要があります。辞退を決断する前に確認しておきたいポイントを紹介します。

■その企業に興味をもつ部分が一切ないのか考える

面接を辞退する前に、本当にその企業に興味をもつ部分がないのか再確認することが重要です。一度の面接で抱いた印象がすべてではありません。たとえば、面接官や職場の雰囲気に違和感を覚えても、選考が進む中で新たな魅力を発見する場合があります。

決定的な辞退理由がない場合は、次の面接を受けてから判断するのが賢明です。直感だけで判断せず、就職情報サイトのクチコミのチェックやOBOG訪問などを通じて情報を集め、総合的に判断しましょう。

『キャリタス就活』の「企業を探す」では、実際に選考を受けた就活生のクチコミを掲載しています。ほかの就活生の意見もチェックすることは、辞退における適切な判断をするための材料となるでしょう。辞退するか迷った際はぜひご活用ください。

■面接の経験が今後の就活にプラスに働く可能性を考える

面接の経験は、たとえ辞退を検討している企業であっても今後の就活にプラスに働きます。面接を通じて得られる質問の傾向や自己PRの伝え方などは、他社の面接でも活用できます。

特に業界特有の質問や選考の流れを体験することで、次回の面接への自信につながります。面接官からフィードバックを得られれば、自分の強みや改善点を客観的に知ることができるでしょう。

後悔しない辞退のために！就活リスタートのすすめ

面接を辞退したあとに「この判断は正しかったのか」と不安になる方も多いのではないでしょうか。面接辞退後に気持ちを切り替えて前向きに就活を再スタートする方法について紹介します。

■面接辞退を前向きにとらえる

面接辞退を経験すると、「内定が遠のいた」「就活が振り出しに戻った」などと感じることがあるかもしれません。しかし、現状をネガティブにとらえるのではなく、自分に合った企業を探す新たなスタートラインに立っていると考えることが大切です。焦らず前向きな気持ちで就活を進めることで、自分に合う環境を見つける可能性が広がります。

就活リスタート！焦らず自分のペースで就活を進めるポイントとは

就活はすべての学生がスムーズに進むわけではありません。内定がまだ得られていない学生や志望企業の選考が思うように進まない方は、周囲で内定が出たとの声を聞いて焦りや不安が募ることもあるでしょう。しかし、就活は長期戦のため焦…

■あらためて自己分析をする

就活をリスタートする際には、あらためて自己分析を行いましょう。自分の強みや弱み、価値観を再確認すれば企業選びの軸を定めやすくなります。

今の選考状況でどの企業が合うか迷うときでも、自己分析を通じて自分について深く理解しておけば、どの業界・職種で自分の力を発揮できるかが見極めやすくなります。

【就活における自己分析のやり方10選】それぞれわかりやすく図解！

「就活の自己分析ってどうやって進めればいい？」そんな悩みを抱えている就活生も多いでしょう。自己分析は就活の最初の段階で取り組むべき重要な作業です。本記事では、就活におけるおすすめの自己分析のやり方10選をご紹介します。…

あらためて自己分析する場合は『キャリタス就活』の「自分研究＆適職診断」の活用もおすすめです。質問に答えるだけで自分自身の価値観や強みを分析でき、企業選びの方向性を決めるのに役立ちます。下記のリンクから手軽に自己分析を行ってみましょう。

■気になる業界・職種・企業を調べ直す

面接を辞退したあとは、あらためて気になる業界・職種・企業をじっくり調べ直しましょう。業界研究により最新の業界動向をつかんだり、職種研究により興味があった職種について調べることで視野を広げられます。面接辞退をきっかけに気になる分野だけでなく知らなかった分野に目を向けてみるのもよいでしょう。

また、ある程度興味のある業界や職種を絞り込んだら、企業研究を行うことで、自分にマッチする職場環境を見つけることができます。

企業研究を進める際は『キャリタス就活』の「企業を探す」の活用もおすすめです。各企業の詳細ページから、実際に企業の選考を受けた先輩たちのリアルな体験談を参考にできます。働く環境や雰囲気を具体的にイメージできるため、自分に合う職場を効率的に探せるでしょう。
※体験談の閲覧には会員登録と学生認証が必要です。

面接辞退に関するよくある質問

面接を辞退したときに企業から引き留められた場合はどうする？

企業の引き留められても辞退の意志が揺るがないのであれば、丁寧かつ明確に断りましょう。

理由をもう一度説明し、辞退の意思が固いことを落ち着いて伝えます。また、すぐに返答を迫られた場合でも「お時間をいただけますか」と返答を保留し、一度電話を切って考える時間をもらうことも問題ありません。

面接辞退のメールをしたけど返信がこない場合はどうする？

面接辞退のメール後は1～2営業日待つのが基本です。

特に業務時間外や休日に送った場合は担当者が確認できていない可能性があります。3営業日程度が経っても返信がないときや面接の前日など差し迫っているときは、確認メールを送るか電話で連絡することが望ましいです。メールを送る際は件名の冒頭に「【再送】」と入れて、前回の送信日時を本文に明記しましょう。

面接辞退メールに返信が来た。さらに返信すべき？

面接辞退の了承を伝えるだけの企業からの返信であれば基本的に返信は不要です。

ただし、相手が「差し支えなければ理由を教えていただけますか」など質問を含めてきた場合は、簡潔に丁寧な返信をするのが望ましいです。

面接のキャンセルメール・電話をせずに無断欠席するとどうなる？

無断欠席は採用担当者に重大なマナー違反と受け取られ、信用を失うリスクがあります。

受ける意思はあったのに急に都合が悪くなった場合でも、事前に連絡しないとその後の選考対象から外される可能性が高くなるでしょう。また、採用担当者や企業と将来的に別の仕事や取引で関わる可能性もあるため、その際に「無断欠席した人」という悪印象が残ってしまうと、思わぬ不利益につながることもあります。必ず面接辞退の連絡を入れましょう。

面接辞退の決断は慎重に、連絡は丁寧に

就活における面接辞退は、他社の選考状況や就活の終了時期を踏まえて慎重に判断する必要があります。辞退を決めた理由を尊重しつつも、別の視点から本当に辞退すべきか再確認しましょう。その上で意思が固まったら、企業に素早く適切な方法で連絡を入れ、誠実に辞退の理由を伝えることが大切です。

『キャリタス就活』では学生の皆さんが安心してキャリア選びに臨めるよう、多数の企業情報やサポートを提供しています。特に就活の悩みを解決する「就活成功ガイド」では業界研究や面接対策など就活に役立つコンテンツを豊富に取り揃えています。あなたの就活にぜひ『キャリタス就活』をご活用ください。

PROFILE

キャリタス就活編集部
『本音をきく、本気でこたえる。』をテーマに、就職活動・就活準備をがんばる皆さんに向け、インターンシップ・キャリア情報やES・面接対策など、さまざまなシーンに役立つ情報をお届けしています。
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