共通編① 電話・メール・封筒

就職活動では、採用担当者やOB・OGの方と、電話、メール、書類などでコミュニケーションをとる機会が増えてきます。そのためにビジネスマナーの基本を理解し、「自分らしい」やりとりができるようにしましょう。

電話のかけ方

電話応対の機会としては、例えば、企業へ急な連絡が必要になったとき、企業に応募するとき、また企業からの選考結果連絡などもあります。どのような場面でも対応できるよう電話の応対について学びましょう。

電話をする前の準備

• 相手の名前（担当部署）
• 用件
• メモとペン用意
• 時間帯に注意

基本的なマナー

電話応対するときは、必ず先に学校名と氏名を名乗りましょう。

電話をかけるときは、事前に、
相手の名前（代表から取次の場合は担当部署）と まとめた用件を確認しておきましょう。
時間帯は「始業直後・就業間近」「昼休み」などは避けましょう。

大事な内容は、メモをとり、復唱しましょう。
（アポイントや面接の日程・場所など）

メールの書き方

メールのマナーは、普段使用しているSNSとは異なります。ビジネスメールを理解しましょう。

POINT

・件名はわかりやすく具体的に

相手が、件名（タイトル）で、内容がわかるように心掛けましょう。ex) 「資料送付のお願い」「インターンシップ開催時期について」など

・本文はできるだけ要点を簡潔に

最低限の挨拶にして、本題に入りましょう。

・企業からのメールにはなるべく早く返信すること

企業からのメールが受信できていることを伝えるためにも、返信は24時間以内にすることがベスト。検討したい場合は、その旨を返信しましょう。

・お礼のメールについて

セミナーの案内やメールが届いたり、社員訪問をした際には、お礼のメールを送ると良いでしょう（連絡先がわからなければ、採用担当窓口に送る）。メールの本文には企業に興味を持った理由や社員訪問した際に気づいたことなど、一言付け加えると印象も良いと思います。

封筒・送付状の書き方

書類を郵送する際には正式なルールがあり、踏まえておくべき基本的な形式があります。

基本的なマナー

普段、郵送で書類を送っていない人にとって難しく思えるのが「封筒の書き方」と「送付状の書き方」です。形式さえ知っていれば、誰にでも簡単に書けるものです。まだ、書類を送る際には送付状を忘れずに同封しましょう。

※緊急を要する場合や、申し込みの締切に間に合わない場合などには、電話を使って連絡を取ります。郵送の方法にも速達や書き留めなど種類があります。状況に応じて臨機応変に使い分けましょう。