電話のかけ方・話し方

CASE1：OB・OG訪問を申し込む

相手に貴重な時間をさいてもらうわけですから、メールではなく、本人に直接電話で申し込むのが良いでしょう。

POINT1：取り次ぎを依頼する

相手が電話に出たら、まず自分からあいさつをして、大学名と名前をはっきりした声で名乗りましょう。
会社の担当部署にかけても、話したい相手が電話に出るとは限りません。その場合には相手に取り次ぎをお願いしましょう。

POINT2：初めに自己紹介をする

相手にとっては突然の電話なので、自己紹介と用件を先に伝えるようにしましょう。
また、どうしてその人のことを知ったのかを伝えれば、不審に思われることもありません。

POINT3：日時や待ち合わせ場所は、相手の希望を優先する

まずは相手の都合を聞いてから、日時や場所を調整するようにしましょう。
ただし、夜や社外での待ち合わせは断ったほうがいいでしょう。

POINT4：自分の連絡先を伝える

相手の都合が悪くなった場合のために、自分の連絡先を必ず伝えるようにしましょう。

CASE2：会社説明会への参加を申し込む

企業ホームページや就職サイトなどで、会社説明会について「随時開催（ずいじかいさい）」と書かれている場合は、こちらから連絡をとる必要があります。連絡先に電話番号が書かれていたら、電話で申し込むようにしましょう。

POINT1：公開されていないか、まず調べる

日程や申し込み方法が公開されているのにもかかわらず、電話で問い合わせするのは好ましくありません。必ずホームページなどを確認した上で電話をしましょう。

POINT2：日程や時間はもう一度確認を

日程や時間についてはメモに書きとめて、電話で必ず復唱しましょう。会場、受付時間、持っていくものについても、忘れずに確認を。

CASE3：採用担当者が不在の場合

電話をしても、採用担当者がいないときがあります。その対応を覚えておきましょう。

POINT1：戻り時間を確認する

相手がいないのに、何度も電話をかけるのはほかの社員の迷惑になります。相手が会社に戻ってくる時間を確認して、その時間に電話をかけるようにしましょう。

POINT2：自分からかけ直す

伝言ではきちんと内容が伝わらないこともあります。相手にかけてもらうのではなく、自分からあらためて電話をかけ直すようにしましょう。

CASE4：面接に遅刻してしまいそうなとき

面接に遅刻するなどあってはならないことですが、やむをえない事情が起きたときには、まず担当者に電話を入れましょう。時間や日程の変更をお願いできるかもしれません。

POINT1：遅刻しそうなときはすぐに連絡する

交通トラブルで到着が遅れてしまいそうなとき、予定の時間ぎりぎりになって連絡しては、面接担当者など多くの人に迷惑をかけてしまいます。
遅れそうなことが分かった時点ですぐに連絡をしましょう。

POINT2：日時の変更などをお願いする

やむをえない理由での遅刻なら、面接日時の変更をしてもらえることもあります。必ずしも変更ができるわけではありませんが、ていねいにお願いをしてみましょう。

POINT3：お詫びとお礼をして電話を切る

やむをえない理由での遅刻なら、面接日時の変更をしてもらえることもあります。必ずしも変更ができるわけではありませんが、ていねいにお願いをしてみましょう。

CASE5：留守番電話にメッセージが入っていた場合

人事担当者から次の面接の連絡や、日時の変更の連絡などが携帯電話にかかってくることがあります。電話に出られず、留守番電話にメッセージが入っていたら、折り返し電話をかけましょう。

POINT1：電話に出られなかったらお詫びとお礼

電話に出られず留守番電話にメッセージを入れてもらったなら、かけ直した際にはまずお詫びをしましょう。
その後、メッセージを残してくれたことにお礼を述べます。

POINT2：日時の変更のお願いを切り出す

面接や説明会の日時の変更は、どうしても外せない授業やゼミ、試験などがある場合のみにしましょう。
会社によっては変更が認められないこともあります。