メールは就職活動にも大切なアイテム。ここで、メールのマナーを学びましょう。

敬語の使い方

皆さんもよくご存じのように、日本語には「敬語」があります。大きく分けて「尊敬（そんけい）語」「謙譲（けんじょう）語」「丁寧（ていねい）語」の３つがあり、ビジネスはもちろん就職活動でもあたりまえのように使われます。メールだけでなく、電話や面接でも必要。下によく使う言葉を選んであるので、まずはここから始めましょう。

クッションのことば

よく使う尊敬語、謙譲語

その他、ビジネスでよく使う表現

電話のマナー

メールは何度でも文章を直せますが、電話での会話はやり直しができません。
しっかりと準備してから、電話をかけることを心がけましょう。

POINT 1：かける時間を選ぶ

会社にはそれぞれ始業と終業の時間があり、その前後は忙しいものです。また、昼休み時間の電話は失礼なので、＜10:00～12:00／13:00～17:00＞あたりが適切でしょう。なお、業界によっては始業時間が遅かったり、休日が週末でない場合もあるので、ホームページなどで調べてからかけるようにしましょう。

POINT 2：話す順番を決めておく

相手は忙しい社会人ですから、長い電話は迷惑です。話す順番をメモに書くなどして要点を整理してから、電話をかけるようにしましょう。

POINT 3：自己紹介から始める

電話に誰が出ても、まず自分の大学と学部、氏名を言ってから、用件や取り次ぎ先を伝えましょう。

POINT 4：重要なことはメモをとる

記録をとるのは、社会人の常識。覚えたつもりでも、緊張していたりすると忘れがちです。電話をかけるときは必ずペンとメモを用意し、重要なことを書きとめる習慣をつけておきましょう。

POINT 5：要点を必ず復唱（ふくしょう）する

日程や時間、会場名など、聞き間違いがあってはたいへんです。重要なところをもう一度声に出して、相手に確認しましょう。また、疑問があったらその場で質問すること。そういった慎重さが、担当者にも好印象を与えます。

POINT 6：静かなところで電話をかける

騒音のある場所からかけると、相手も聞き取りにくくなって失礼です。静かな場所からかけるようにしましょう。相手からかかってきた場合に「静かなところからかけ直します」と言って切るのも、決して失礼ではありません。

POINT 7：相手が電話を切るのを確認してから

用件が済んだからといってすぐに電話を切ってしまうのは、良いマナーといえません。相手が受話器を置くのを確認してから、静かに電話を切るようにしましょう。