ESや履歴書の送付に適した封筒の選び方・記載事項について

まず封筒の選び方についてご説明します。当然ですが、封筒の大きさは中に入れる書類のサイズに合わせます。履歴書は元々半分に折った状態で扱われ、A４判とB５判の２種類が一般的です。中に入れる書類がA４判の場合は角形2号の封筒が、書類がB５判の場合は角形3号の封筒が推奨されます。エントリーシートはA４判が多いため角形2号が良いでしょう。

封筒に入れる際には、書類が折れるのを防ぐため、新品もしくは綺麗な状態のクリアファイルに入れてから封筒に入れます。封筒の色は、白や淡い茶色の封筒が良いでしょう。柄が入っていたり、一度使ったものなどは使わず綺麗なものを使います。素材は耐久性に優れたものを選ぶことで、郵送中の破損を防ぎます。

封筒の表面には、送り先の住所と名前を記載します。下記画像のように封筒の裏面左下には差出人の情報を記入します。記載する際はボールペンを使用しましょう。熱によって消えてしまう消せるボールペンや修正テープは使わないようにします。手書きの履歴書やそれを入れる封筒にも選考に関わる大事な個人情報などが含まれています。万が一、消えてしまうことがないように、通常のボールペンやサインペンを使用しましょう。その際は油性タイプだと、裏写りしたりにじんでしまうことがあるので、水性タイプを選ぶか、一度試し書きしてみると良いでしょう。

封筒に宛名等を書くのは手書きが基本ですが、手書きに自信がない人は印刷を利用するのも一つの方法です。その際使用するインクは、黒が望ましいでしょう。封筒の表面には、「履歴書/エントリーシート在中」と記載し、丁寧に封をします。封はセロハンテープより、しっかりとした糊づけが良いでしょう。

ESや履歴書を送る際に気をつけたいマナー

■宛名の書き方：
基本は募集要項に書いてある通りに会社の住所を写します。何丁目、何番地の書き方や（株）等も、勝手に略したりせず正式名称を転記しましょう。

その際に、宛先が「部署名」の場合と「個人名」の場合とで書き方が異なります。「部署名」宛に送る際には『採用担当御中』と記載し、「個人名」宛に送る際には『〇〇様』と記載するのがマナーです。

■封筒へ履歴書やエントリーシートを入れる際の注意点：
履歴書やエントリーシートはそのまま封筒には入れず、きれいなクリアファイルに入れましょう。その際は送付状も合わせて封入します。送付状はインターネットでフォーマットを探してその書き方を参考に作成しましょう。履歴書を書いてすぐに重ねたりクリアファイルに入れようとすると、文字が滲んだり擦れてしまう場合があるのでよく乾いてから扱うようにしましょう。履歴書を面接で持参する場合も、郵送と同じようにクリアファイルに中身を入れて封筒に入れた状態で封をせず持参しましょう（持参の場合は封筒に宛名の記載と、送付状の同封は不要です）。

＼送付状の雛形は下記ボタンからダウンロードできます。／

■郵送の際は郵便局の窓口を利用：
封筒に切手を貼って郵便ポストに入れるのが手軽ですが、封入する書類の枚数によって重さが変わり、切手の料金も変わります。万が一不足した切手で送ると、受け取り先の企業が不足分を負担することになります。そのため、窓口で重さを測ってもらってから切手の料金を支払うのが確実です。締め切りに間に合わない、またはギリギリの場合には到着見込み日が事前にわかる速達郵便を必要に応じて利用しましょう。書留は受け取る際に押印が必要となり、受け取り側に手間を与えてしまうため避けましょう。また使用する切手は季節物やキャラクターものなどは使わず一般的なものが良いでしょう。

送付前の最終チェックリスト

発送準備が完了したら、最後に抜け漏れがないか以下の項目を確認してみましょう。
・封筒の宛名や敬称に誤り、誤字脱字はないか？
・足りない書類はないか？
・まっすぐ丁寧に書けているか？
・送付状を同封したか？
・封は剥がれないようにしっかり糊で綴じているか？
・郵送料金（切手代）は不足していないか？
・速達でなくても締め切りに間に合うように送れるか？

以上のことを最後に確認してから郵送するようにしましょう。不安な際には学校の就職課やキャリアセンターに相談しましょう。

まとめ

メールが一般的な連絡手段となった今、封筒を使って書類を送る経験が初めての方もいるでしょう。あまり過剰に心配することはありませんが、送り方や最低限のマナーは知っておくと安心です。また入社後には、お客様に資料を郵送したり、事務書類を送ることなどがあるかもしれません。その予行練習としても基本的なやり方を知っておくことは決して損にはなりません。社会に出る前の勉強と前向きに捉えていきましょう！