【テンプレートつき】PDF形式の履歴書の作成方法！送る場合の注意点やスマホのサービスも紹介

履歴書をPDF形式で作成する目的

履歴書をPDFで保存・提出するメリットは、デバイスを問わずレイアウトが維持され、整列された文字で読みやすさを保てる点です。第三者による意図しない内容変更を防ぎやすいため、比較的安全に提出できます。

また、PDFはファイル形式を統一しやすく、印刷や保存、確認がしやすいため、採用担当者にとっても扱いやすい形式です。メール添付や採用システムへのアップロードにも適しており、オンライン提出によく用いられます。ただし、履歴書の提出形式について企業の案内がある場合はそれに従うのが原則です。

【作り方別】履歴書をPDF形式にする方法

履歴書をPDF化する方法は、デバイスや作成環境によっていくつか選べます。自分にとって適した作業方法を確認してみましょう。

■【パソコン】パソコンで作成してPDF形式で保存する

パソコンで履歴書を作成する場合は、WordやExcelのオフィスソフトで作成し、最後にPDF形式で保存します。テンプレートに入力後、「名前を付けて保存」からファイル形式にPDFを選んで保存するのが一般的な手順です。

インターネット上でダウンロードできるExcelやWord形式のテンプレートを活用すると、効率よくきれいな履歴書が作成できます。以下からテンプレートを無料でダウンロード可能です。

＼一般用の履歴書テンプレートはこちら／

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＼厚生労働省履歴書様式例のテンプレートはこちら／

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＼JIS規格の履歴書テンプレートはこちら／

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履歴書の種類の選び方については、以下の記事で詳しく解説しています。

【無料ダウンロード】新卒の履歴書テンプレート5選！Word・Excel・PDF対応

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■【スマホ】スマホで作成してPDF形式で保存する

スマホで履歴書を作成する際は、Googleドキュメントや専用アプリを活用します。テンプレートへ直接入力したら、アプリの共有・エクスポート、またはダウンロード機能などからPDF形式で保存するのが一般的です。なお、操作手順や表示名は利用するアプリによって異なるため、保存前に確認しておきましょう。

クラウド保存を利用すれば、データのバックアップや管理もスムーズに行えます。パソコンがなくても作成から保存まで進めやすく、移動中や空き時間に作業しやすい点もスマホで作るメリットです。

スマホで履歴書をPDF形式にできるサービスはこちら

■【PDF編集ソフト】PDF形式の履歴書に直接入力する

Adobe AcrobatなどのPDF編集ソフトを使えば、PDF形式の履歴書テンプレートに直接文字を入力できます。入力後にそのままPDF保存できるため、手書きの手間を省きたい場合に便利です。

ソフトによってはフォントサイズや配置を調整できるため、見た目を整えやすい点もメリットです。
以下からテンプレートを無料でダウンロード可能です。

※ダウンロードには会員登録（無料）またはログインが必要です。

■【手書き】作成した履歴書をスキャナーやスマホでPDF化する

手書きした紙の履歴書は、スキャナーでデジタルデータへ変換しましょう。文字や画像を鮮明にするため、解像度は「300〜400dpi」を目安に設定するのが一般的です。

自宅にスキャナーがない場合も、コンビニのマルチコピー機などでPDF化が可能です。また、スマホのスキャン機能があるカメラアプリを使えば、無料でPDF化できる場合があります。iPhoneでは、メモアプリの「書類をスキャン」機能も活用できます。

スマホでPDF形式の履歴書を作成する際のおすすめサービス

スマホでPDF形式の履歴書を作成できるサービスを使えば、テンプレートに入力するだけで自動作成が可能です。スマホ1つでPDF化でき、保存からコンビニ印刷、メール添付までパソコンなしで完結するため、忙しい就活生にぴったりといえます。

※上記は2026年4月時点で確認できたサービス例です。

利用する際は、自分に合う項目やテンプレートの豊富さを確認しましょう。また、PDF出力時のレイアウト崩れや透かしの有無もチェックすべきポイントです。無料で出力できる回数やデータ保存期間に制限がある場合もあるため、事前に規約を確認しておきましょう。

履歴書をPDF形式で送る際のマナー・注意点

履歴書をPDF形式で送る場合は、作成後の最終確認や提出時のマナーが重要です。採用担当者にマイナスな印象を与えないよう、送付前におさえておくべき注意点を解説します。

■提出前に誤字脱字がないか最終チェックを行う

PDFの形式が正しくても、履歴書の内容にミスがあれば本末転倒です。提出前には必ず誤字脱字がないか最終確認を行いましょう。

実際に声に出して読むと、不自然な日本語や送り仮名のミスに気づきやすくなります。あわせて、資格名や学校名、企業名などを正式名称で記載できているかも確認します。些細な誤字で「注意力が足りない」と思われないよう、提出直前まで気を抜かずにチェックを徹底しましょう。

■ファイル名は「提出日（YYYYMMDD）_書類名_氏名」で送る

ファイル名は「YYYYMMDD_履歴書_氏名.pdf」とし、内容が一目でわかるように設定してください。多くの書類を管理する採用担当者が、誰の書類かすぐに識別でき、整理がしやすくなります。

半角のアンダーバー（_）で区切って読みやすくすると、管理上の混乱や紛失のリスクを防ぎやすいです。また、提出日（送付日）の日付をファイル名に入れることで、最新のデータであることが伝わります。

■メールで送る場合はファイルサイズの上限を確認する

メール送受信をスムーズに行うため、履歴書のファイルサイズにも注意が必要です。ファイルサイズの上限はメールサービスや企業側の受信環境によって異なります。サーバー容量の制限により、大容量のファイルは届かないことがあるため気をつけましょう。主要なメールサービスでは20〜25MB前後の上限が設けられている例がありますが、企業独自の制限がある場合もあるため、まずは企業の案内を確認してください。

作成後はPDFのデータサイズを確認し、重すぎる場合は圧縮ツールで適切に調整してから送付しましょう。

■採用システム（応募フォーム）からアップロードする場合は企業の案内に従う

採用システム（応募フォーム）から提出する場合は、募集要項や案内メールに記載された手順に沿ってアップロードしましょう。企業によって、複数書類をアップロードする際に1ファイルにまとめるか、別々に送るかなどのルールが異なります。

アップロード後はプレビュー画面を開き、文字化けやレイアウト崩れが起きていないかも忘れずに確認しましょう。

■証明写真の解像度に注意する

履歴書の証明写真は第一印象を左右する重要な要素のため、鮮明な画像を使用するのがポイントです。解像度300dpi以上のJPEGやPNG形式を用いることで、ぼやけた印象を回避しやすいです。

履歴書の標準規格である「縦4：横3」の比率を守り、画像が上下左右に歪まないよう配置しましょう。デジタル加工を行う場合も、明るさやコントラストなどの微調整に留め、不自然にならないよう注意が必要です。

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PDF形式の履歴書作成に関するよくある質問

スマホでPDF形式の履歴書を無料で作成できる？

スマホで履歴書を作成し、PDF形式で無料ダウンロードできるサービスがあります。

専用のWEBサービスやアプリを使えば、案内に沿って情報を入力するだけで、整ったフォーマットのPDFを簡単にダウンロードできます。無料でも豊富なテンプレートから選べるサービスが多いため、「スマホでPDF形式の履歴書を作成する際のおすすめサービス」から使いやすいものを探してみてください。

パソコンなしでも履歴書をPDF化できる？

パソコンなしでも履歴書をPDF化することは可能です。

手書きの履歴書をPDF化する場合、スキャナーやスマホのスキャンアプリ、コンビニのマルチコピー機などを使えば対応できます。
また、スマホ向けの履歴書作成サービスやアプリを使って内容を入力し、そのままPDF形式で保存する方法もあります。

履歴書はWordとPDFどちらで送るべき？

企業から特別な指定がない限り、PDF形式で送るのが基本です。

Word形式のままだと、採用担当者のパソコン環境によってレイアウトが崩れる可能性があります。誤って内容が編集されるリスクを防ぐためにも、履歴書を送る際はPDFが一般的です。

履歴書以外にも一緒にPDFで送るものがある場合は？

複数の書類を送る場合、書類ごとにファイルを分けるのが一般的です。

履歴書やエントリーシートなど複数の書類を送る場合は、それぞれ個別にPDF形式で作成し、ファイル名を明確に分けて添付します。ただし、採用システムや企業側の都合によって、1つのファイルにまとめるよう指定がある際は案内に従いましょう。

正しい手順で履歴書をPDF化して選考に臨もう

PDF形式の履歴書は、レイアウト崩れを防げる上に採用担当者にとっても扱いやすい標準的な形式です。パソコンやスマホを使い分け、自分に合った方法で作成しましょう。提出前にはファイル名や誤字脱字、マナーの再確認が欠かせません。便利なツールを賢く活用して効率的に準備を整え、万全の状態で選考に臨んでください。

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