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おさえておきたい就活マナー

就職活動における基本的なマナーやポイントについて、わかりやすく解説します!
マナーとは、自分以外の人が、快適であるように心を配ること。
基本的なマナーを身につけることで、対面でもオンラインでも臆することなく、自分を表現することができます。

共通編① 電話・メール・封筒

就職活動では、採用担当者やOB・OGの方と、電話、メール、書類などでコミュニケーションをとる機会が増えてきます。そのためにビジネスマナーの基本を理解し、「自分らしい」やりとりができるようにしましょう。

電話のかけ方

電話応対の機会としては、例えば、企業へ急な連絡が必要になったとき、企業に応募するとき、また企業からの選考結果連絡などもあります。どのような場面でも対応できるよう電話の応対について学びましょう。

基本的なマナー

電話応対するときは、必ず先に学校名と氏名を名乗りましょう。

電話をかけるときは、事前に、
相手の名前(代表から取次の場合は担当部署)と まとめた用件を確認しておきましょう。
時間帯は「始業直後・就業間近」「昼休み」などは避けましょう。

挨拶(おはようございます。OR こんにちは。)
私、〇〇大学△△学部の就活キャリ子と申します

大事な内容は、メモをとり、復唱しましょう。
(アポイントや面接の日程・場所など)

アポイントの日時と場所について復唱させていただきます。〇月X日△時に、□□ビルの1階でよろしいでしょうか

ここに注意!

語尾ははっきりと話し、正しい言葉遣いをしましょう。連絡先がわからない場合は、代表電話を通じて担当部署につなげてもらいましょう。先方が不在の場合は、改めてかけ直しましょう。

メールの書き方

メールのマナーは、普段使用しているSNSとは異なります。ビジネスメールを理解しましょう。

POINT

件名はわかりやすく具体的に
相手が、件名(タイトル)で、内容がわかるように心掛けましょう。ex) 「資料送付のお願い」「インターンシップ開催時期について」など
本文はできるだけ要点を簡潔に
最低限の挨拶にして、本題に入りましょう。
企業からのメールにはなるべく早く返信すること
企業からのメールが受信できていることを伝えるためにも、返信は24時間以内にすることがベスト。検討したい場合は、その旨を返信しましょう。
お礼のメールについて
セミナーの案内やメールが届いたり、社員訪問をした際には、お礼のメールを送ると良いでしょう(連絡先がわからなければ、採用担当窓口に送る)。メールの本文には企業に興味を持った理由や社員訪問した際に気づいたことなど、一言付け加えると印象も良いと思います。

ここに注意!

メールアドレスや絵文字に注意

メールアドレスは、社会人としてふさわしいアドレスまたは大学のメールアドレスを使用しましょう。
また、友達ではないので絵文字や顔文字は使わないこと。

誤字脱字には気をつける

送信ボタンを押す前に必ず文章を読み返し、誤字脱字がないか確認をしましょう。
添付資料がある場合は、資料が添付されているかの確認もしましょう。

プラスで知っておきたいこと

最近ではLINEで連絡ができる企業が増えてきています。気軽にコミュニケーションがとれ、メールほどかしこまって文章を作成する必要のないツールですが、ほかの連絡ツールと同様に誤字脱字には注意をし、スタンプや絵文字の使用はなるべく避けましょう。

封筒・送付状の書き方

書類を郵送する際には正式なルールがあり、踏まえておくべき基本的な形式があります。

基本的なマナー

普段、郵送で書類を送っていない人にとって難しく思えるのが「封筒の書き方」と「送付状の書き方」です。形式さえ知っていれば、誰にでも簡単に書けるものです。まだ、書類を送る際には送付状を忘れずに同封しましょう。

※緊急を要する場合や、申し込みの締切に間に合わない場合などには、電話を使って連絡を取ります。郵送の方法にも速達や書き留めなど種類があります。状況に応じて臨機応変に使い分けましょう。

<プロフィール>岡崎 浩二

株式会社岡崎人事コンサルタント 取締役社長。大学向けキャリア教育支援・産学連携支援のコンサルティングを実施。AIやVRなど最先端技術を取り入れたキャリア支援サービスを展開し、大学キャリア支援のDX推進も行う。
産業能率大学 兼任講師、東京都立産業技術大学院大学・女子美術大学/短期大学・宮城学院女子大学 非常勤講師、東京女子大学・聖心女子大学・日本女子大学 キャリアカウンセラー。
年間講演回数150回以上。年間3,000人を超える学生のキャリア相談に対応(メール・チャットでの相談件数含む)。